Warunki

REGULAMIN APLIKACJI RESPONDOAI

Data wejscia w zycie: 12 marca 2026 | Wersja: 3.0

I. Definicje

Na potrzeby niniejszego Regulaminu, ponizsze pojecia maja nastepujace znaczenie:

  1. Aplikacja / System — dedykowane dla Partnerow oprogramowanie i serwis RESPONDOAI, obslugiwane przez RESPONDOAI i rozpowszechniane pod nazwa biznesowa „RESPONDOAI", dostepne w sieci Internet w domenie https://www.respondoai.com oraz za posrednictwem aplikacji mobilnych. Aplikacja umozliwia nawiazywanie kontaktu pomiedzy Partnerem a Klientem w celu organizacji, zarzadzania obsluga i Rezerwacjami Uslug Partnera oraz komunikacji z wykorzystaniem sztucznej inteligencji.

  2. Uslugi AI — uslugi swiadczone przez RESPONDOAI z wykorzystaniem technologii sztucznej inteligencji, obejmujace w szczegolnosci: recepcjonistow AI, zautomatyzowanych asystentow komunikacji dzialajacych za posrednictwem telefonu, WhatsApp, Instagram, Telegram, Messenger, SMS i innych kanalow komunikacji. Uslugi AI wykorzystuja technologie dostarczane przez dostawcow zewnetrznych, w tym OpenAI Ireland Limited (przetwarzanie jezyka naturalnego i generowanie tekstu), ElevenLabs, Inc. (synteza mowy i rozpoznawanie mowy), Jambonz (infrastruktura telefoniczna SIP/VoIP) oraz innych dostawcow wybranych przez RESPONDOAI.

  3. Wynik AI (AI Output) — wszelkie tresci generowane przez Uslugi AI, w tym w szczegolnosci odpowiedzi tekstowe, komunikacja glosowa, potwierdzenia rezerwacji, rekomendacje i inne zautomatyzowane wyniki.

  4. Tresci Syntetyczne — tresci audio, tekstowe lub inne, ktore zostaly sztucznie wygenerowane lub zmanipulowane przy uzyciu technologii sztucznej inteligencji, w tym synteza glosu przez ElevenLabs i generowanie tekstu przez OpenAI, w rozumieniu Rozporzadzenia (UE) 2024/1689 (Akt w sprawie sztucznej inteligencji).

  5. Klient — osoba fizyczna, ktora ukonczyla 18 lat, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadajaca osobowosci prawnej, ktora korzysta z Aplikacji dla Klienta lub wchodzi w interakcje z Uslugami AI w celu korzystania z Uslug oferowanych przez Partnerow.

  6. Aplikacja dla Klienta — dedykowane dla Klientow oprogramowanie i serwis RESPONDOAI, dostepne w sieci Internet w domenie https://www.respondoai.com, za posrednictwem aplikacji mobilnych oraz za posrednictwem widgetow mozliwych do osadzenia na stronach internetowych lub profilach w mediach spolecznosciowych Partnerow. Aplikacja dla Klienta umozliwia Klientom rezerwowanie Uslug Partnera oraz interakcje z Uslugami AI.

  7. Partner — osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadajaca osobowosci prawnej, ktora na podstawie Umowy korzysta z Aplikacji w zwiazku z prowadzona przez siebie dzialalnoscia gospodarcza lub zawodowa oraz utworzyla Konto w Aplikacji dla siebie jako przedsiebiorca, w celu swiadczenia Uslug dla Klientow.

  8. RESPONDOAI — RESPONDOAI spolka z ograniczona odpowiedzialnoscia, z siedziba w Lublinie, ul. Kowalska 5/203, 20-115 Lublin, wpisana do rejestru przedsiebiorcow Krajowego Rejestru Sadowego prowadzonego przez Sad Rejonowy Lublin-Wschod w Lublinie z siedziba w Swidniku, VI Wydzial Gospodarczy Krajowego Rejestru Sadowego pod numerem KRS: 0001202972, NIP: 9462760069, REGON: 543116280, kapital zakladowy: 5 000,00 PLN.

  9. Oplata lub Oplaty — suma obciazen naleznych od Partnera na rzecz RESPONDOAI z jakiegokolwiek tytulu, w tym lacznie: cena podstawowej subskrypcji („Subskrypcja RESPONDOAI"), oplaty za dodatkowych uzytkownikow korzystajacych z Konta Partnera („Dodatkowi Pracownicy"), oplaty za uslugi dodatkowe wskazane w Cenniku RESPONDOAI („Uslugi Dodatkowe") oraz wszelkie inne oplaty i prowizje nalezne RESPONDOAI od Partnerow w zwiazku z korzystaniem z Aplikacji, przewidziane Umowa.

  10. System Platnosci — system platnosci elektronicznych lub karta platnicza dostepny w Aplikacji umozliwiajacy uiszczenie platnosci za Uslugi, swiadczony przez Stripe, Inc. jako zewnetrznego operatora platnosci. Stripe posiada certyfikat PCI DSS Level 1. RESPONDOAI nie przechowuje, nie przetwarza ani nie ma dostepu do danych kart platniczych uzytkownikow (numery kart, kody CVV, daty waznosci). Dokonujac platnosci za posrednictwem Stripe, uzytkownik akceptuje regulaminy i polityki prywatnosci Stripe, dostepne pod adresem: https://stripe.com/privacy.

  11. Konto Partnera — czesc Aplikacji wraz z zespolem rozwiazan informatycznych, pozwalajacych na korzystanie z Aplikacji zalogowanym uzytkownikom.

  12. Profil — profil stworzony przez Partnera w Aplikacji, zawierajacy miedzy innymi nazwe i adres Partnera, telefon kontaktowy, adres e-mail, dane dotyczace pracownikow/wspolpracownikow Partnera oraz informacje o oferowanych Uslugach Partnera.

  13. Rezerwacja — dokonanie przez Klienta rezerwacji Uslugi Partnera przy wykorzystaniu Aplikacji, ze wskazaniem wybranej przez Klienta daty oraz godziny Uslugi Partnera.

  14. RODO — Rozporzadzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osob fizycznych w zwiazku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przeplywu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogolne rozporzadzenie o ochronie danych).

  15. DSA — Rozporzadzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2022/2065 z dnia 19 pazdziernika 2022 r. w sprawie jednolitego rynku uslug cyfrowych oraz zmiany dyrektywy 2000/31/WE (akt o uslugach cyfrowych).

  16. Rozporzadzenie P2B — Rozporzadzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1150 z dnia 20 czerwca 2019 r. w sprawie propagowania sprawiedliwosci i przejrzystosci dla uzytkownikow biznesowych korzystajacych z uslug posrednictwa internetowego.

  17. Akt w sprawie sztucznej inteligencji (Akt o AI) — Rozporzadzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2024/1689 z dnia 13 czerwca 2024 r. ustanawiajace zharmonizowane przepisy dotyczace sztucznej inteligencji (akt w sprawie sztucznej inteligencji).

  18. Sila Wyzsza — nadzwyczajne, zewnetrzne zdarzenia pozostajace poza uzasadniona kontrola stron, ktorych nie mozna bylo przewidziec ani im zapobiec, okreslone szczegolowo w rozdziale XV niniejszego Regulaminu.

  19. Nielegalne Tresci — wszelkie informacje, ktore same w sobie lub przez odniesienie do dzialania nie sa zgodne z prawem Unii Europejskiej lub z polskim prawem zgodnym z prawem Unii Europejskiej, niezaleznie od konkretnego przedmiotu lub charakteru tego prawa.

  20. Tresci Partnera — wszelkie tresci, dane lub informacje dostarczone przez Partnera lub zamieszczone za posrednictwem Aplikacji, w tym opisy uslug, ceny, zdjecia, teksty i inne materialy.

  21. Zabronione Dzialania — dzialania prowadzone przez Partnera z naruszeniem prawa, dobrych obyczajow lub zasad wspolzycia spolecznego, okreslone szczegolowo w rozdziale IV niniejszego Regulaminu.

  22. Zabronione Tresci — tresci zamieszczane przez Partnera w Aplikacji naruszajace prawo, dobre obyczaje, zasady wspolzycia spolecznego lub postanowienia niniejszego Regulaminu, okreslone szczegolowo w rozdziale IV niniejszego Regulaminu.

  23. Umowa — porozumienie pomiedzy RESPONDOAI a Partnerem dotyczace swiadczenia Uslug RESPONDOAI oraz korzystania przez Partnera z Aplikacji na warunkach okreslonych w niniejszym Regulaminie i wszystkich innych dokumentach wymaganych przez RESPONDOAI w danym czasie oraz zaakceptowanych przez Partnera, zawarte w trybie Zawarcia Umowy Online albo Zawarcia Umowy Offline.

  24. Zawarcie Umowy Online — zawarcie Umowy poprzez samodzielne wypelnienie przez Partnera formularza rejestracji dostepnego w Aplikacji lub na Stronie WWW, zakonczone zaakceptowaniem tresci niniejszego Regulaminu i Umowy Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych.

  25. Zawarcie Umowy Offline — zawarcie Umowy poprzez akceptacje Umowy o Swiadczenie Uslug wraz ze wszystkimi zalacznikami.

  26. Umowa o Swiadczenie Uslug — odrebna umowa o swiadczenie uslug pomiedzy Partnerem a RESPONDOAI, zawierana w trybie Zawarcia Umowy Offline.

  27. Umowa Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych (DPA) — umowa na podstawie ktorej Partner powierza RESPONDOAI przetwarzanie danych osobowych, stanowiaca Zalacznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.

  28. Strona WWW — https://www.respondoai.com.

  29. Uslugi RESPONDOAI — uslugi swiadczone przez RESPONDOAI na rzecz Partnera, opisane w rozdziale III niniejszego Regulaminu.

  30. Usluga Partnera / Uslugi Partnera — wszelkie uslugi oferowane przez Partnerow za posrednictwem Aplikacji dla Klienta.

  31. Dane Klienta — wszelkie dane osobowe Klientow przetwarzane za posrednictwem Aplikacji, w tym dane dotyczace rezerwacji, tresci komunikacji i dane interakcji.

  32. Dane Partnera — wszelkie dane przeslane, utworzone lub przetwarzane przez Partnera za posrednictwem Aplikacji, w tym Tresci Partnera, dane pracownikow, opisy uslug i ustawienia konfiguracji.

  33. Dane Serwisowe — zagregowane, zanonimizowane i pozbawione cech identyfikujacych dane pochodzace z dzialania Aplikacji i Uslug AI, ktore nie pozwalaja na identyfikacje zadnego Partnera, Klienta ani osoby fizycznej.

  34. Cennik RESPONDOAI — okresla zakres podstawowych Uslug RESPONDOAI i wysokosc Oplat, dostepny pod adresem https://www.respondoai.com/en#pricing lub na Koncie Partnera w Aplikacji.

  35. Sprzedawca — przedsiebiorca, ktory prowadzi sprzedaz Produktow w ramach prowadzonej dzialalnosci gospodarczej przy wykorzystaniu funkcjonalnosci Zakupy w Aplikacji.

  36. Umowa Sprzedazy — umowa sprzedazy zawierana pomiedzy Sprzedawca a Partnerem przy wykorzystaniu funkcjonalnosci Zakupy. RESPONDOAI nie jest strona Umow Sprzedazy.

  37. Platnosci Mobilne — funkcjonalnosc Systemu umozliwiajaca Klientom dokonywanie platnosci za Uslugi Partnera za posrednictwem Systemu Platnosci.

II. Postanowienia wstepne. Dane kontaktowe

  1. Niniejszy Regulamin (dalej: „Regulamin") okresla zasady i warunki swiadczenia uslug droga elektroniczna przez RESPONDOAI za posrednictwem Aplikacji, w szczegolnosci zasady i warunki korzystania z Aplikacji przez Partnerow oraz swiadczenia Uslug AI.

  2. Z RESPONDOAI mozna kontaktowac sie:

    • (a) poczta elektroniczna na adres: contact@respondoai.com;
    • (b) listownie na adres: RESPONDOAI sp. z o.o., ul. Kowalska 5/203, 20-115 Lublin.

  3. Regulamin dostepny jest w jezyku polskim i angielskim. W przypadku rozbieznosci pomiedzy wersja polska a angielska, wersja polska jest rozstrzygajaca.

  4. Korzystanie z Aplikacji oznacza, ze Partner zapoznal sie z trescia niniejszego Regulaminu, rozumie go i zobowiazuje sie do jego przestrzegania.

III. Rodzaje i zakres Uslug RESPONDOAI

  1. RESPONDOAI udziela Partnerom dostepu do Aplikacji, umozliwiajac nawiazanie bezposredniego kontaktu pomiedzy Klientem a Partnerem przy uzyciu sztucznej inteligencji. Za posrednictwem Aplikacji, Partnerzy moga reklamowac, promowac oraz oferowac Uslugi Partnera w Internecie oraz bezposrednio Klientom.

  2. W sklad Uslug RESPONDOAI wchodza:

    • (a) umozliwienie dostepu do Aplikacji;
    • (b) umozliwienie utworzenia Konta Partnera i Profilu;
    • (c) umozliwienie korzystania z kalendarza rezerwacji wizyt, w tym zarzadzanie Rezerwacjami, personelem oraz sprzetem;
    • (d) umozliwienie otrzymywania i wysylania powiadomien SMS, e-mail i push;
    • (e) umozliwienie Partnerom dostepu do Aplikacji dla Klienta, widgetu na profilu Partnera i widgetu na stronie internetowej Partnera oraz aplikacji mobilnej, umozliwiajacych dokonanie Rezerwacji online oraz dokonywanie platnosci za Uslugi Partnerow;
    • (f) udostepnianie Partnerom uslug komunikacji opartych o sztuczna inteligencje, w tym recepcjonistow AI dzialajacych za posrednictwem telefonu, WhatsApp, Instagram, Telegram, Messenger, SMS i innych kanalow komunikacji;
    • (g) udostepnianie Klientom mozliwosci dokonywania platnosci za Uslugi przy wykorzystaniu Aplikacji;
    • (h) umozliwienie integracji z uslugami podmiotow trzecich, w tym Google Calendar, PLMED, FELG i innymi systemami udostepnianymi przez RESPONDOAI.

  3. Dostepne dla Partnera funkcjonalnosci Systemu, w tym sposoby i kanaly rezerwacji Uslug Partnera, jak rowniez sam wyglad Aplikacji, zaleza od aktualnej dostepnosci danych rozwiazan i funkcjonalnosci oraz moga ulegac zmianie ze wzgledow operacyjno-technicznych. Zmiany te nie stanowia zmiany Umowy.

  4. W celu zintegrowania RESPONDOAI z komunikatorem, z ktorego Partner korzysta (np. WhatsApp, Instagram, Messenger, Telegram), Partner zobowiazany jest do udostepnienia RESPONDOAI niezbednych danych dostepowych umozliwiajacych komunikacje przez API danej platformy.

IV. Rejestracja Konta i obowiazki Partnera

  1. Partner zobowiazany jest do podania RESPONDOAI kompletnych i zgodnych z prawda danych osobowych, fakturowych, kontaktowych i innych danych wymaganych przez RESPONDOAI oraz do ich weryfikacji i aktualizacji bez wezwania ze strony RESPONDOAI.

  2. RESPONDOAI przesyla wszelkie powiadomienia dotyczace Umowy, Uslug RESPONDOAI, Konta Partnera i Aplikacji, a takze faktury, na dane podane przez Partnera. RESPONDOAI nie ponosi odpowiedzialnosci za jakiekolwiek szkody poniesione przez Partnera w zwiazku z podaniem nieprawdziwych danych, brakiem aktualizacji danych lub nieodebraniem korespondencji.

  3. Zalozenie Konta Partnera w Aplikacji jest rownoznaczne z:

    • (a) zapoznaniem sie i akceptacja niniejszego Regulaminu oraz innych dokumentow udostepnionych przez RESPONDOAI;
    • (b) zawarciem Umowy Online i Umowy Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych;
    • (c) zlozeniem oswiadczenia, ze wszelkie dane podane RESPONDOAI sa aktualne i zgodne z prawda;
    • (d) upowaznieniem RESPONDOAI do przetwarzania danych osobowych Partnera w celu swiadczenia uslug w ramach Aplikacji oraz w celach diagnostycznych i statystycznych.

  4. Partner moze zamieszczac Tresci Partnera na swoim Profilu, w tym opisy uslug, ceny i teksty. Z chwila zamieszczenia jakichkolwiek Tresci Partnera, Partner udziela RESPONDOAI niewylacznej, nieodplatnej, nieograniczonej terytorialnie i czasowo licencji na korzystanie z Tresci Partnera na nastepujacych polach eksploatacji:

    • (a) utrwalanie i zwielokrotnianie kazda technika, w tym technika cyfrowa, magnetyczna i reprograficzna;
    • (b) wprowadzanie do obrotu oryginalu lub kopii;
    • (c) publiczne wykonanie, wystawienie, wyswietlenie, odtworzenie, nadawanie i reemitowanie oraz udostepnianie publiczne w taki sposob, aby kazdy mogl miec do niego dostep w miejscu i w czasie przez siebie wybranym, w tym w Internecie i w Aplikacji;
    • (d) wykorzystanie w celu swiadczenia uslug, w celach informacyjnych oraz w celu promocji lub reklamy Partnera, Aplikacji lub RESPONDOAI — w tym po rezygnacji Partnera z Uslug RESPONDOAI.

  5. Partner moze samodzielnie zamieszczac swoj logotyp lub nazwe firmy („Logo") w Aplikacji. Partner udziela RESPONDOAI zezwolenia na wykorzystanie Logo w celu swiadczenia uslug, w celach informacyjnych i promocyjnych, bez ograniczen czasowych i terytorialnych.

  6. Zabronione Dzialania i Zabronione Tresci. Partner zobowiazuje sie do niestosowania:

    • (a) tresci naruszajacych prawo, sprzecznych z dobrymi obyczajami lub zasadami wspolzycia spolecznego, w tym tresci pornograficznych, propagujacych narkotyki, dopalacze, alkohol, hazard lub tresci o charakterze seksualnym;
    • (b) naruszania praw i dobr osobistych osob trzecich;
    • (c) naruszania zasad uczciwej konkurencji;
    • (d) kopiowania, modyfikowania, rozpowszechniania lub reprodukowania calosci lub czesci Aplikacji;
    • (e) oferowania lub reklamowania uslug lub produktow, ktorych sprzedaz lub reklama sa zabronione lub ograniczone na mocy obowiazujacego prawa;
    • (f) udostepniania osobom trzecim dostepu do Konta Partnera, z wyjatkiem upowaznionychpracownikow i wspolpracownikow;
    • (g) korzystania z Aplikacji w sposob niezgodny z jej przeznaczeniem;
    • (h) zamieszczania falszywych opinii o sobie lub swoich uslugach.

  7. Partner ponosi pelna odpowiedzialnosc wobec RESPONDOAI za wszelkie szkody wynikajace z zamieszczenia Tresci Partnera oraz z dzialan i zaniechan osob, z ktorych pomoca korzysta z Aplikacji, w tym swoich pracownikow i wspolpracownikow.

  8. W przypadku zgloszenia wobec RESPONDOAI jakichkolwiek roszczen przez osoby trzecie w zwiazku z Tresciami Partnera, Partner zwolni RESPONDOAI z wszelkiej odpowiedzialnosci i pokryje wszelkie uzasadnione koszty z tym zwiazane.

V. Zawarcie Umowy i rodzaje Umow

  1. Do zawarcia Umowy pomiedzy RESPONDOAI a Partnerem dochodzi na jeden z nastepujacych sposobow:

    • (a) Zawarcie Umowy Offline — poprzez akceptacje Umowy o Swiadczenie Uslug wraz ze wszystkimi zalacznikami, w tym Umowy Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych;
    • (b) Zawarcie Umowy Online — poprzez samodzielne wypelnienie przez Partnera formularza rejestracji dostepnego w Aplikacji lub na Stronie WWW, zakonczone zaakceptowaniem tresci niniejszego Regulaminu zawierajacego Umowe Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych.

  2. Jezeli Partner, ktory zawarl Umowe o Swiadczenie Uslug, samodzielnie wypelni formularz Umowy Online, Umowa o Swiadczenie Uslug ma pierwszenstwo.

  3. Dniem zawarcia Umowy jest:

    • (a) w przypadku Zawarcia Umowy Offline — dzien akceptacji Umowy o Swiadczenie Uslug;
    • (b) w przypadku Zawarcia Umowy Online — dzien akceptacji niniejszego Regulaminu w procesie rejestracji.

  4. Umowa zawierana jest:

    • (a) w przypadku Zawarcia Umowy Offline — na czas okreslony w Umowie o Swiadczenie Uslug (3 lub 12 miesiecy). Po uplywie tego okresu Umowa automatycznie przeksztalca sie w umowe na czas nieokreslony, chyba ze ktoras ze stron zlozy wypowiedzenie co najmniej na miesiac przed uplywem terminu;
    • (b) w przypadku Zawarcia Umowy Online:
      • (i) dla Subskrypcji Miesiecznej i Uslug Dodatkowych — na czas nieokreslony;
      • (ii) dla Subskrypcji Dlugoterminowej — na czas okreslony zgodny z okresem subskrypcji.

  5. Zasady wypowiedzenia:

    • (a) dla Umowy Offline — po uplywie poczatkowego okresu, kazda ze stron moze wypowiedziec Umowe z zachowaniem 1 miesiecznego okresu wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec nastepnego okresu rozliczeniowego;
    • (b) dla Umowy Online (Subskrypcja Miesieczna i Uslugi Dodatkowe) — kazda ze stron moze wypowiedziec Umowe z zachowaniem 1 miesiecznego okresu wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec nastepnego okresu rozliczeniowego.

  6. Wypowiedzenie Umowy nalezy zlozyc w formie pisemnej lub dokumentowej (e-mail) na dane kontaktowe wskazane w rozdziale II.

  7. Wypowiedzenie Umowy nie wylacza obowiazku Partnera do zaplaty Oplat naliczonych w okresie obowiazywania Umowy.

VI. Oplaty, platnosci i fakturowanie

  1. W zamian za korzystanie z Uslug RESPONDOAI, Partner zobowiazuje sie do zaplaty na rzecz RESPONDOAI wszelkich Oplat w wysokosci okreslonej w Umowie lub obowiazujacym Cenniku RESPONDOAI.

  2. RESPONDOAI oferuje dwie formy rozliczen:

    • (a) Subskrypcja Miesieczna — rozliczenie miesieczne;
    • (b) Subskrypcja Dlugoterminowa — rozliczenie za okres dluzszy niz miesiac i nie dluzszy niz 12 miesiecy, platne jednorazowo z gory.

  3. Postanowienia dotyczace Subskrypcji Dlugoterminowej:

    • (a) Oplata obliczana jest jako: (cena Subskrypcji + oplaty za Dodatkowych Pracownikow w momencie aktywacji) pomnozna przez liczbe miesiecy;
    • (b) Uslugi dodatkowe aktywowane po rozpoczeciu Subskrypcji Dlugoterminowej rozliczane sa oddzielnie na zasadach miesiecznych;
    • (c) Oplata za Subskrypcje Dlugoterminowa nie podlega zwrotowi, z zastrzezeniem praw konsumentow i quasi-konsumentow okreslonych w rozdziale XVI niniejszego Regulaminu;
    • (d) Zmniejszenie liczby Dodatkowych Pracownikow nie uprawnia Partnera do zwrotu proporcjonalnej czesci przedplaconej subskrypcji.

  4. Platnosci Stripe. RESPONDOAI korzysta ze Stripe, Inc. jako operatora platnosci. Dane przetwarzane podczas platnosci (imie i nazwisko, e-mail, dane karty platniczej, adres IP) sa przetwarzane wylacznie przez Stripe. RESPONDOAI nie ma dostepu do danych kart platniczych ani ich nie przechowuje. Stripe zapewnia zgodnosc z wymogami RODO i standardami bezpieczenstwa PCI DSS Level 1. Dokonujac platnosci przez Stripe, uzytkownik wyraza zgode na przetwarzanie danych osobowych niezbednych do realizacji transakcji przez Stripe.

  5. Partner wyraza zgode na wystawianie przez RESPONDOAI faktur elektronicznych w formacie PDF i ich przesylanie na adres e-mail wskazany przez Partnera. Partner jest odpowiedzialny za podanie aktualnego adresu e-mail do faktur.

  6. Skutki braku platnosci. Brak zaplaty Oplaty w wyznaczonym terminie skutkuje:

    • (a) wyslaniem przez RESPONDOAI przypomnienia o platnosci na adres e-mail Partnera;
    • (b) jezeli platnosc nie zostanie otrzymana w ciagu 3 dni roboczych od przypomnienia — zawieszeniem wszystkich Uslug RESPONDOAI i zablokowaniem Konta Partnera;
    • (c) Uslugi zostana wznowione w ciagu 12 godzin nastepnego dnia roboczego (poniedzialek-piatek, 9:00-17:00, z wylaczeniem dni swiatecznych) po potwierdzeniu pelnej platnosci.

  7. Jezeli Partner aktywuje opcje platnosci karta dla Klientow, platnosc Klienta zostanie pomniejszona o nalezne oplaty dostawcow uslug platniczych i prowizje RESPONDOAI. Faktura za takie oplaty zostanie wystawiona po zakonczeniu okresu rozliczeniowego.

VII. Rezerwacje

  1. Rezerwacja dokonywana jest za posrednictwem Aplikacji przez Klienta. Potwierdzenie Rezerwacji nastepuje automatycznie lub jest dokonywane recznie przez Partnera za posrednictwem Aplikacji. Rezerwacja i zawarcie umowy pomiedzy Partnerem a Klientem nastepuje w momencie jej potwierdzenia. Aplikacja umozliwia zarzadzanie Rezerwacja za posrednictwem Uslug AI.

  2. Warunki, na jakich dokonywana jest Rezerwacja, moga byc okreslone przez Partnera w informacjach udostepnionych Klientowi w Aplikacji dla Klienta przed dokonaniem Rezerwacji.

  3. Partner moze zamieszczac w odpowiedziach wysylanych przez Aplikacje przekierowania do zewnetrznych systemow rezerwacyjnych.

  4. Warunki Rezerwacji nie wylaczaja ani nie moga ograniczac praw Klienta jako konsumenta wynikajacych z powszechnie obowiazujacych przepisow prawa, w szczegolnosci prawa do odstapienia od umowy zawartej na odleglosc.

  5. RESPONDOAI nie jest strona jakiejkolwiek umowy pomiedzy Partnerem a Klientem, w szczegolnosci w zwiazku z Rezerwacja. RESPONDOAI nie ponosi odpowiedzialnosci za dzialania lub zaniechania Klienta lub Partnera w zwiazku z takimi umowami.

VIII. Warunki korzystania z Uslug AI

8.1 Przejrzystosc AI

  1. Zgodnie z art. 50 Aktu w sprawie sztucznej inteligencji (Rozporzadzenie (UE) 2024/1689), RESPONDOAI projektuje swoje Uslugi AI w taki sposob, aby osoby fizyczne byly informowane, ze wchodza w interakcje z systemem sztucznej inteligencji. Asystent AI wyraznie identyfikuje sie jako system sztucznej inteligencji na poczatku kazdej interakcji we wszystkich kanalach komunikacji, w tym przez telefon, WhatsApp, Instagram, Telegram, Messenger i SMS.

  2. Ujawnianie Tresci Syntetycznych. Komunikacja glosowa generowana przez Uslugi AI wykorzystuje mowe syntetyzowana przez AI (dostarczana przez ElevenLabs, Inc.), a odpowiedzi tekstowe sa generowane automatycznie przez modele jezykowe AI (dostarczane przez OpenAI Ireland Limited). RESPONDOAI ujawnia, ze takie tresci sa generowane sztucznie.

  3. Oznaczanie do odczytu maszynowego. Zgodnie z art. 50 ust. 2 Aktu w sprawie sztucznej inteligencji, RESPONDOAI implementuje tagowanie metadanych dla syntetycznych wyjsc audio i tresci tekstowych generowanych przez AI, aby zapewnic ich wykrywalnosc jako sztucznie wygenerowanych. W przypadku gdy interfejsy API dostawcow zewnetrznych nie obsluguja takiego oznaczania, RESPONDOAI wdrozy oznaczanie w zakresie technicznie wykonalnym i udokumentuje wszelkie ograniczenia.

  4. Obowiazki Partnera jako podmiotu stosujacego (deployer). Na mocy Aktu w sprawie sztucznej inteligencji, Partner dziala jako podmiot stosujacy systemy AI. Partner zobowiazany jest do:

    • (a) informowania swoich Klientow, ze komunikacja moze byc obslugiwana przez asystenta AI;
    • (b) zapewnienia przejrzystosci wobec swoich Klientow zgodnie z obowiazujacymi przepisami prawa, w tym Aktem w sprawie sztucznej inteligencji;
    • (c) przestrzegania instrukcji i dokumentacji dostarczonych przez RESPONDOAI dotyczacych korzystania z Uslug AI;
    • (d) zglaszania RESPONDOAI wszelkich incydentow zwiazanych z AI zgodnie z pkt 8.10.

8.2 Zastrzezenia dotyczace Wynikow AI i dokladnosci

  1. Partner przyjmuje do wiadomosci i zgadza sie, ze:
    • (a) tresci generowane przez AI, w tym odpowiedzi tekstowe, komunikacja glosowa, potwierdzenia rezerwacji i rekomendacje, sa generowane automatycznie przy uzyciu modeli uczenia maszynowego i moga zawierac bledy, niedokladnosci lub nieodpowiednie tresci;
    • (b) Wyniki AI nie stanowia porady profesjonalnej jakiegokolwiek rodzaju, w tym porady medycznej, prawnej, finansowej lub innej profesjonalnej;
    • (c) Partner ponosi wylaczna odpowiedzialnosc za monitorowanie, przegladanie i zatwierdzanie komunikacji generowanej przez AI wysylanej do lub w imieniu Partnera;
    • (d) RESPONDOAI nie gwarantuje dokladnosci, kompletnosci, terminowosci, niezawodnosci ani przydatnosci jakiegokolwiek Wyniku AI do jakiegokolwiek konkretnego celu;
    • (e) wydajnosc AI moze sie roznic w zaleznosci od jakosci danych wejsciowych, zlozonosci jezyka, kontekstu i innych czynnikow pozostajacych poza kontrola RESPONDOAI;
    • (f) modele AI sa dostarczane przez dostawcow zewnetrznych, a RESPONDOAI ma ograniczona kontrole nad zachowaniem modeli bazowych, ich aktualizacjami lub zmianami dokonywanymi przez takich dostawcow.

8.3 Przetwarzanie danych AI i dostawcy zewnetrzni

  1. W zwiazku ze swiadczeniem Uslug AI:
    • (a) tresci wiadomosci, nagrania glosowe i inne komunikaty przetwarzane za posrednictwem Uslug AI moga byc przekazywane dostawcom zewnetrznym technologii AI w celu generowania odpowiedzi, w tym:
      • OpenAI Ireland Limited — przetwarzanie jezyka naturalnego i generowanie tekstu;
      • ElevenLabs, Inc. — synteza mowy i rozpoznawanie mowy;
      • Jambonz — infrastruktura telefoniczna SIP/VoIP;
    • (b) RESPONDOAI zapewnia, ze stosowane sa odpowiednie zabezpieczenia przy miedzynarodowym przekazywaniu danych zgodnie z rozdzialem V RODO, w tym Ramy Ochrony Danych UE-USA, Standardowe Klauzule Umowne lub inne prawnie uznane mechanizmy;
    • (c) komunikacja glosowa przetwarzana za posrednictwem Uslug AI moze byc nagrywana i transkrybowana w celu swiadczenia uslugi;
    • (d) Partner udziela RESPONDOAI prawa do przetwarzania tresci komunikacji obslugiwanych przez Uslugi AI w celach swiadczenia uslug i zapewnienia jakosci;
    • (e) RESPONDOAI moze wykorzystywac zanonimizowane i zagregowane dane pochodzace z interakcji AI w celach ulepszania modeli AI i jakosci uslug, pod warunkiem ze takie dane nie moga byc przypisane do jakiejkolwiek mozliwej do zidentyfikowania osoby i spelniaja standard anonimizacji okreslony w motywie 26 RODO;
    • (f) RESPONDOAI nie wykorzystuje danych mozliwych do zidentyfikowania Partnera ani danych osobowych Klientow do trenowania ogolnych modeli AI. OpenAI nie wykorzystuje danych przeslanych za posrednictwem swojego API do trenowania lub ulepszania swoich modeli.

8.4 Ograniczenia AI i odpowiedzialnosc

  1. Partner przyjmuje do wiadomosci i zgadza sie, ze:
    • (a) Uslugi AI sa swiadczone w stanie „takim, w jakim sa" („as is") i RESPONDOAI nie gwarantuje nieprzerwanego, bezbednego lub w pelni dokladnego dzialania AI;
    • (b) RESPONDOAI nie ponosi odpowiedzialnosci za jakiekolwiek szkody, straty lub roszczenia wynikajace z tresci generowanych przez AI, w tym w szczegolnosci za nieprawidlowe informacje przekazane Klientom, przeoczone lub blednie przetworzone Rezerwacje lub nieodpowiednie odpowiedzi;
    • (c) Partner ponosi wylaczna odpowiedzialnosc za monitorowanie i przegladanie interakcji AI z Klientami oraz za korygowanie wszelkich bledow lub niedokladnosci;
    • (d) RESPONDOAI zastrzega sobie prawo do modyfikacji, aktualizacji lub wymiany technologii i modeli AI wykorzystywanych do swiadczenia Uslug AI z odpowiednim wyprzedzeniem, pod warunkiem ze takie zmiany nie beda istotnie obnizaly ogolnej jakosci uslugi;
    • (e) Uslugi AI nie stanowia porady profesjonalnej (medycznej, prawnej, finansowej ani innej), a Partner nie powinien wykorzystywac ani zezwalac na wykorzystywanie Uslug AI do udzielania takich porad.

8.5 Prawo do interwencji czlowieka

  1. Klienci maja prawo do zadania komunikacji z czlowiekiem — przedstawicielem Partnera zamiast asystenta AI w dowolnym momencie interakcji.

  2. Partner jest zobowiazany do zapewnienia, ze opcja kontaktu z czlowiekiem jest dostepna i wyraznie komunikowana Klientom. Asystent AI poinformuje Klientow o tym prawie.

  3. Partner utrzyma odpowiednia zdolnosc wsparcia ludzkiego do obslugi takich zadan w odpowiednim czasie.

8.6 Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

  1. W zakresie, w jakim Uslugi AI obejmuja zautomatyzowane podejmowanie decyzji w rozumieniu art. 22 RODO, Partner zobowiazany jest do:

    • (a) informowania swoich Klientow o istnieniu zautomatyzowanego podejmowania decyzji;
    • (b) przekazywania istotnych informacji o zastosowanej logice;
    • (c) zapewnienia prawa do uzyskania interwencji czlowieka, wyrazenia swojego stanowiska i zakwestionowania zautomatyzowanych decyzji.

  2. RESPONDOAI udzieli Partnerowi uzasadnionych informacji o logice przetwarzania AI, aby umozliwic Partnerowi spelnienie obowiazkow wynikajacych z niniejszego punktu.

8.7 Warunki specyficzne dla kanalow

  1. Gdy Uslugi AI sa zintegrowane z platformami komunikacyjnymi podmiotow trzecich (WhatsApp, Instagram, Telegram, Messenger i inne):
    • (a) Partner przyjmuje do wiadomosci, ze korzystanie z takich platform podlega regulaminom i politykom danej platformy;
    • (b) RESPONDOAI nie ponosi odpowiedzialnosci za jakiekolwiek ograniczenia, zawieszenia lub wypowiedzenia nalozone przez operatorow platform zewnetrznych na konto Partnera;
    • (c) Partner jest odpowiedzialny za zapewnienie, ze jego korzystanie z Uslug AI za posrednictwem platform zewnetrznych jest zgodne z politykami danej platformy dotyczacymi automatycznych wiadomosci i botow;
    • (d) Partner nie bedzie wykorzystywal Uslug AI do wysylania niezamowionych wiadomosci (spamu) ani do prowadzenia jakichkolwiek praktyk zabronionych przez regulaminy danej platformy.

8.8 Komunikacja telefoniczna

  1. Gdy Uslugi AI sa wykorzystywane do komunikacji telefonicznej:
    • (a) asystent AI wyraznie identyfikuje sie jako system sztucznej inteligencji na poczatku kazdego polaczenia i informuje rozmowce o nagrywaniu rozmowy, zgodnie z art. 159 ustawy Prawo telekomunikacyjne;
    • (b) rozmowy telefoniczne moga byc nagrywane i przetwarzane w celach swiadczenia uslugi;
    • (c) Partner jest odpowiedzialny za przestrzeganie obowiazujacych przepisow prawa telekomunikacyjnego i ochrony danych dotyczacych nagrywania rozmow w jurysdykcji Partnera;
    • (d) RESPONDOAI nie ponosi odpowiedzialnosci za jakosc polaczen telefonicznych, ktora zalezy od infrastruktury telekomunikacyjnej pozostajacej poza kontrola RESPONDOAI.

8.9 Zakaz wykorzystywania w zastosowaniach wysokiego ryzyka

  1. Partner ma wyrazny zakaz wykorzystywania Uslug AI do:

    • (a) triazu medycznego lub oceny objawow pacjentow;
    • (b) priorytetyzacji pacjentow na podstawie pilnosci medycznej lub powagi stanu;
    • (c) decyzji diagnostycznych lub rekomendacji medycznych;
    • (d) jakichkolwiek decyzji wywolujacych skutki prawne lub w podobny sposob istotnie wplywajacych na osobe fizyczna bez odpowiedniego nadzoru ludzkiego;
    • (e) jakiegokolwiek celu, ktory kwalifikowalby system AI jako system wysokiego ryzyka na mocy zalacznika III Aktu w sprawie sztucznej inteligencji.

  2. Partner ponosi wylaczna odpowiedzialnosc za wszelkie konsekwencje wynikajace z wykorzystania Uslug AI z naruszeniem niniejszego punktu i zwolni RESPONDOAI z odpowiedzialnosci zgodnie z rozdzialem XII.

8.10 Zglaszanie incydentow zwiazanych z AI

  1. Partner zobowiazany jest do niezwlocznego zgloszenia RESPONDOAI wszelkich incydentow zwiazanych z AI, w tym:

    • (a) powaznych awarii Uslug AI;
    • (b) przypadkow, w ktorych tresci generowane przez AI spowodowaly lub moga spowodowac szkode dla osob fizycznych;
    • (c) wszelkich skarg Klientow dotyczacych interakcji z AI, ktore budza obawy dotyczace bezpieczenstwa lub praw.

  2. Zgloszenia nalezy przesylac na adres contact@respondoai.com z opisem incydentu i dostepnymi informacjami pomocniczymi.

  3. RESPONDOAI zbada zgloszne incydenty i podejmie odpowiednie dzialania naprawcze, gdy jest to uzasadnione.

  4. Partner i Klienci maja prawo do skladania skarg dotyczacych Uslug AI do wlasciwego organu krajowego wyznaczonego na mocy Aktu w sprawie sztucznej inteligencji.

IX. Wlasnosc intelektualna

  1. Wlasnosc intelektualna RESPONDOAI. RESPONDOAI i jego licencjodawcy sa wlascicielami i zachowuja wszelkie prawa, tytuly i interesy w odniesieniu do:

    • (a) Aplikacji, w tym calego oprogramowania, kodu, algorytmow, interfejsow uzytkownika i dokumentacji;
    • (b) wszystkich modeli sztucznej inteligencji i uczenia maszynowego, architektur, metodologii trenowania, wag i parametrow;
    • (c) wszystkich systemow przetwarzania jezyka naturalnego, modeli syntezy mowy, systemow rozpoznawania mowy i powiazanych technologii;
    • (d) wszystkich Danych Serwisowych;
    • (e) wszystkich ulepszen, modyfikacji, opracowan pochodnych i udoskonalen powyzszego, niezaleznie od tego, czy takie ulepszenia zostaly zasugerowane lub byly pod wplywem korzystania przez Partnera lub jego opinii;
    • (f) wszystkich znakow towarowych, znakow uslugowych, nazw handlowych i elementow marki zwiazanych z RESPONDOAI;
    • (g) wszystkich patentow, zgloszen patentowych, tajemnic handlowych i know-how zwiazanych z Uslugami.

  2. Brak przeniesienia praw. Zadne postanowienie niniejszej Umowy nie moze byc interpretowane jako przeniesienie jakichkolwiek praw wlasnosci intelektualnej RESPONDOAI na Partnera. Prawa Partnera ograniczone sa do licencji wyraznie udzielonej w niniejszym Regulaminie.

  3. Licencja dla Partnera. RESPONDOAI udziela Partnerowi niewylacznej, niezbywalnej, ograniczonej licencji na korzystanie z Aplikacji na czas trwania Umowy, zgodnie z przeznaczeniem i funkcjonalnoscia Aplikacji okreslonymi w niniejszym Regulaminie. Licencja ograniczona jest do terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, z uwzglednieniem eksterytorialnego charakteru Internetu.

  4. Opinie i sugestie (Feedback). Jezeli Partner przekaze sugestie, pomysly, opinie lub rekomendacje dotyczace Uslug („Feedback"), Partner niniejszym udziela RESPONDOAI bezterminowej, nieodwolalnej, ogolnoswiatowej, nieodplatnej, w pelni sublicencjonowalnej licencji na korzystanie, reprodukowanie, modyfikowanie, tworzenie opracowan pochodnych, dystrybucje i inne eksploatowanie takiego Feedbacku w dowolnym celu, bez obowiazku wynagrodzenia na rzecz Partnera.

  5. Zakaz inzynierii wstecznej. Partner nie bedzie, i nie zezwoli zadnej osobie trzeciej na:

    • (a) dekompilacje, deasemblacje, inzynierie wsteczna ani inne proby odkrycia kodu zrodlowego, algorytmow lub architektury Aplikacji lub modeli AI;
    • (b) proby ekstrakcji, replikacji lub rekonstrukcji wag modeli AI, danych treningowych lub parametrow;
    • (c) wykorzystywanie Uslug do budowy konkurencyjnego produktu lub uslugi;
    • (d) wykorzystywanie Wynikow AI do trenowania, ulepszania lub rozwijania konkurencyjnych modeli lub uslug AI;
    • (e) systematyczne gromadzenie Wynikow AI w celach innych niz wlasne potrzeby biznesowe Partnera;
    • (f) przeprowadzanie testow wydajnosciowych (benchmarkow) Uslug lub ujawnianie wynikow takich testow bez uprzedniej pisemnej zgody RESPONDOAI.

  6. Dostawcy zewnetrzni AI. Partner przyjmuje do wiadomosci, ze niektore komponenty AI sa dostarczane przez dostawcow zewnetrznych. Korzystanie z Uslug przez Partnera podlega rowniez politykom dopuszczalnego uzytkowania takich dostawcow zewnetrznych, o ktorych RESPONDOAI informuje. RESPONDOAI moze zmieniac dostawcow zewnetrznych AI wedlug wlasnego uznania.

X. Wylaczenie odpowiedzialnosci z tytulu gwarancji

  1. APLIKACJA I WSZYSTKIE USLUGI RESPONDOAI, W TYM USLUGI AI, SA SWIADCZONE W STANIE „TAKIM, W JAKIM SA" I „W MIARE DOSTEPNOSCI", BEZ JAKICHKOLWIEK GWARANCJI, CZY TO WYRAZNYCH, DOROZUMIANYCH, USTAWOWYCH CZY INNYCH.

  2. W MAKSYMALNYM ZAKRESIE DOZWOLONYM PRZEZ OBOWIAZUJACE PRAWO, RESPONDOAI WYLACZA WSZELKIE GWARANCJE, W TYM W SZCZEGOLNOSCI:

    • (a) dorozumiane gwarancje przydatnosci handlowej, przydatnosci do okreslonego celu i nienaruszania praw;
    • (b) jakakolwiek gwarancje, ze Aplikacja bedzie dzialac nieprzerwanie, bezbednie, bezpiecznie lub bedzie wolna od wirusow lub innych szkodliwych komponentow;
    • (c) jakakolwiek gwarancje dotyczaca dokladnosci, kompletnosci, niezawodnosci lub jakosci tresci generowanych przez AI;
    • (d) jakakolwiek gwarancje, ze Uslugi AI beda dawac okreslone wyniki, spelniac wymagania Partnera lub bedzie odpowiednie do jakiegokolwiek konkretnego celu;
    • (e) jakakolwiek gwarancje dotyczaca dostepnosci lub wydajnosci uslug podmiotow trzecich zintegrowanych z Aplikacja.

  3. Funkcje beta i podgladowe. Funkcje oznaczone jako „beta", „podglad", „wczesny dostep" lub podobne sa udostepniane bez jakiejkolwiek gwarancji lub zobowiazania do wsparcia i moga byc modyfikowane lub wycofane w dowolnym czasie bez powiadomienia i bez odpowiedzialnosci.

  4. Zastrzezenie prawa bezwzglednie obowiazujacego. Zadne postanowienie niniejszego punktu nie wylacza ani nie ogranicza jakiejkolwiek gwarancji lub ochrony, ktora nie moze byc wylaczona lub ograniczona na mocy bezwzglednie obowiazujacych przepisow prawa polskiego, w tym Kodeksu cywilnego (w szczegolnosci art. 473), ani prawa ochrony konsumentow UE, gdzie ma ono zastosowanie.

XI. Ograniczenie odpowiedzialnosci

  1. CALKOWITA LACZNA ODPOWIEDZIALNOSC RESPONDOAI wynikajaca z niniejszej Umowy lub z nia zwiazana, ze wszystkich podstaw prawnych i na wszystkich teoriach odpowiedzialnosci, nie moze przekroczyc calkowitej kwoty Oplat faktycznie zaplaconych przez Partnera na rzecz RESPONDOAI w okresie trzech (3) miesiecy bezposrednio poprzedzajacych zdarzenie stanowiace podstawe roszczenia.

  2. W ZADNYM WYPADKU RESPONDOAI NIE PONOSI ODPOWIEDZIALNOSCI ZA:

    • (a) jakiekolwiek szkody posrednie, uboczne, szczegolne, wynikowe lub karne;
    • (b) utrate zyskow, przychodow, danych, mozliwosci biznesowych lub wartosci firmy;
    • (c) koszty pozyskania uslug zastepczych;
    • (d) szkody wynikajace z tresci lub komunikacji generowanych przez AI;
    • (e) szkody wynikajace z polegania Partnera na Wynikach AI;
    • (f) szkody spowodowane przez dostawcow uslug zewnetrznych (w tym dostawcow AI, operatorow telekomunikacyjnych i procesorow platnosci);
    • (g) szkody wynikajace z nieautoryzowanego dostepu do Konta Partnera;
    • (h) szkody wynikajace z braku utrzymywania przez Partnera odpowiedniej kopii zapasowej danych;
    • (i) tresc opinii publikowanych przez Klientow;
    • (j) skutecznosc dzialan marketingowych prowadzonych przez Partnerow za posrednictwem Aplikacji.

  3. Powyzsze ograniczenia obowiazuja niezaleznie od teorii odpowiedzialnosci (kontraktowej, deliktowej, na zasadzie ryzyka lub innej) oraz nawet jezeli RESPONDOAI zostal poinformowany o mozliwosci wystapienia takich szkod.

  4. Bezwzgledne wylaczenia. Zadne postanowienie niniejszej Umowy nie wylacza ani nie ogranicza odpowiedzialnosci RESPONDOAI za:

    • (a) smierc lub uszkodzenie ciala spowodowane zaniedbaniem RESPONDOAI;
    • (b) oszustwo lub oszukanczy wyglad;
    • (c) szkody wyrzadzone z winy umyslnej zgodnie z art. 473 Kodeksu cywilnego;
    • (d) jakakolwiek odpowiedzialnosc, ktora nie moze byc wylaczona lub ograniczona na mocy obowiazujacego prawa bezwzglednie obowiazujacego, w tym prawa ochrony konsumentow UE, gdzie ma ono zastosowanie.

  5. RESPONDOAI ponosi odpowiedzialnosc wobec Partnerow wylacznie za szkody powstale wylacznie w wyniku dzialan RESPONDOAI.

XII. Zwolnienie z odpowiedzialnosci (Indemnifikacja)

  1. Partner zobowiazuje sie do obrony, zwolnienia z odpowiedzialnosci i zabezpieczenia RESPONDOAI, jego funkcjonariuszy, dyrektorow, pracownikow, agentow, podmiotow powiazanych, nastepcom i cesjonariuszy przed wszelkimi roszczeniami, szkodami, stratami, zobowiazaniami, kosztami i wydatkami (w tym uzasadnionymi kosztami zastepstwa procesowego i kosztami sadowymi) wynikajacymi z lub zwiazanymi z:

    • (a) Tresciami Partnera — wszelkimi tresciami zamieszczonymi przez Partnera, w tym roszczeniami o naruszenie wlasnosci intelektualnej, znieslavienie lub naruszenie prawa do prywatnosci;
    • (b) Konfiguracja i uzytkowaniem AI — konfiguracja Partnera, danymi treningowymi, instrukcjami lub korzystaniem z funkcji AI, w tym szkodami wynikajacymi z komunikacji generowanej przez AI uksztaltowanej przez konfiguracje Partnera;
    • (c) Uslugami Partnera — wszelkimi roszczeniami Klientow dotyczacymi uslug Partnera, w tym jakosci uslug, anulowania, zwrotow, uszkodzenia ciala lub mienia;
    • (d) Przestrzeganiem prawa — naruszeniem przez Partnera jakiegokolwiek obowiazujacego prawa, przepisu lub standardu branzowego, w tym przepisow o ochronie konsumentow, przepisow BHP, wymagan licencyjnych i obowiazkow wynikajacych z RODO, gdy Partner dziala jako administrator danych;
    • (e) Naruszeniem Regulaminu — jakimkolwiek naruszeniem obowiazkow Partnera wynikajacych z niniejszej Umowy;
    • (f) Roszczeniami osob trzecich — wszelkimi roszczeniami osob trzecich wynikajacymi z korzystania przez Partnera z Aplikacji;
    • (g) Zobowiazaniami podatkowymi — jakakolwiek odpowiedzialnoscia podatkowa wynikajaca z uslug Partnera;
    • (h) Roszczeniami pracownikow i wspolpracownikow — roszczeniami pracownikow, wykonawcow lub wspolpracownikow Partnera zwiazanymi z ich korzystaniem z Aplikacji;
    • (i) Zgodnoscia komunikacyjna — brakiem uzyskania przez Partnera niezbednych zgod na komunikacje wysylana za posrednictwem Aplikacji, w tym naruszeniami przepisow antyspamowych, prawa telekomunikacyjnego lub regulaminow platform komunikacyjnych;
    • (j) Naduzycie AI — jakimkolwiek naduzycie mozliwosci AI, w tym wykorzystanie AI do generowania wprowadzajacych w blad, oszukanczych lub dyskryminujacych tresci.

  2. Procedura indemnifikacyjna. Strona zabezpieczona: (a) niezwlocznie powiadomi strone zobowiazana do indemnifikacji o roszczeniu; (b) udzieli uzasadnionej wspolpracy w obronie roszczenia; (c) przekaze stronie zobowiazanej do indemnifikacji wylaczna kontrole nad obrona i ugoda roszczenia, pod warunkiem ze strona zobowiazana do indemnifikacji nie zawrze ugody nakladajacej odpowiedzialnosc na strone zabezpieczona bez uprzedniej pisemnej zgody strony zabezpieczonej.

  3. Niniejsze zobowiazanie indemnifikacyjne obowiazuje po rozwiazaniu Umowy przez okres 3 (trzech) lat.

XIII. Zawieszenie i rozwiazanie Umowy

  1. Zawieszenie. RESPONDOAI moze natychmiast zawiesic dostep Partnera do calosci lub czesci Uslug, bez uprzedniego powiadomienia i bez odpowiedzialnosci, jezeli:

    • (a) Partner nie zaplaci jakichkolwiek Oplat w terminie, a zaleglosc trwa dluzej niz 3 dni robocze od pisemnego powiadomienia;
    • (b) RESPONDOAI ma uzasadnione podstawy, by sadzic, ze korzystanie przez Partnera stwarza zagrozenie bezpieczenstwa Aplikacji lub osob trzecich;
    • (c) korzystanie przez Partnera moze negatywnie wplywac na Aplikacje lub korzystanie z Uslug przez innych Partnerow;
    • (d) korzystanie przez Partnera moze narazic RESPONDOAI na odpowiedzialnosc;
    • (e) Partner narusza istotne postanowienie niniejszej Umowy;
    • (f) RESPONDOAI jest do tego zobowiazany na mocy prawa, przepisow lub nakazu sadowego;
    • (g) korzystanie z AI przez Partnera generuje tresci naruszajace obowiazujace prawo, prawa osob trzecich lub polityki platform komunikacyjnych;
    • (h) korzystanie przez Partnera przekracza uzasadnione limity lub stanowi naduzycie;
    • (i) Partner integruje Uslugi z nieautoryzowanymi uslugami podmiotow trzecich;
    • (j) Konto Partnera wykazuje oznaki nieautoryzowanego dostepu;
    • (k) dostawcy zewnetrzni AI RESPONDOAI zawieszaja lub ograniczaja dostep RESPONDOAI z powodu wzorcow uzytkowania Partnera.

  2. Zawieszenie nie zwalnia Partnera z obowiazkow platniczych. RESPONDOAI dolazy starannosci, aby powiadomic Partnera o przyczynie zawieszenia.

  3. Rozwiazanie z waznej przyczyny. RESPONDOAI moze rozwiazac niniejsza Umowe ze skutkiem natychmiastowym za pisemnym powiadomieniem, jezeli:

    • (a) Partner dopusci sie istotnego naruszenia, ktore nie zostanie naprawione w ciagu 14 dni od pisemnego powiadomienia okreslajacego naruszenie;
    • (b) Partner dopusci sie naruszenia, ktore nie jest mozliwe do naprawienia;
    • (c) Partner stanie sie niewyplacalny, zlozy wniosek o upadlosc, wejdzie w likwidacje lub zostanie mu wyznaczony syndyk;
    • (d) Partner nie zaplaci Oplat przez wiecej niz 30 dni od terminu platnosci;
    • (e) Partner podejmie Zabronione Dzialania;
    • (f) korzystanie z funkcji AI przez Partnera powoduje szkode reputacyjna dla RESPONDOAI lub narusza warunki dostawcow zewnetrznych AI.

  4. Skutki rozwiazania:

    • (a) wszystkie prawa i licencje udzielone Partnerowi natychmiast wygasaja;
    • (b) Partner jest zobowiazany do natychmiastowego zaprzestania korzystania z Aplikacji;
    • (c) wszelkie zaległe Oplaty staja sie natychmiast wymagalne;
    • (d) Partner moze zadac eksportu Danych Partnera w ciagu 90 dni od rozwiazania (dotyczy danych konta, danych profilu i wszelkich danych AI, ktore nie zostaly jeszcze usuniete zgodnie z obowiazujacym harmonogramem retencji; dane juz usuniete zgodnie z okresami retencji skonfigurowanymi przez Partnera nie podlegaja odzyskaniu);
    • (e) po uplywie 90-dniowego okresu eksportu wszelkie Dane Partnera zostana trwale usuniete, z wyjatkiem przypadkow wymaganych przez prawo;
    • (f) zanonimizowane, zagregowane Dane Serwisowe uzyskane przed rozwiazaniem moga byc przechowywane bezterminowo.

  5. Postanowienia, ktore pozostaja w mocy po rozwiazaniu. Nastepujace rozdzialy pozostaja w mocy po rozwiazaniu Umowy: IX (Wlasnosc intelektualna), X (Wylaczenie gwarancji), XI (Ograniczenie odpowiedzialnosci), XII (Zwolnienie z odpowiedzialnosci), XVIII (Poufnosc) i XXII (Prawo wlasciwe i rozstrzyganie sporow).

XIV. Reklamacje i rozstrzyganie sporow (zgodnosc z DSA)

  1. Wszelkie reklamacje dotyczace nieprawidlowego dzialania Aplikacji lub Uslug RESPONDOAI mozna zglaszac za posrednictwem poczty elektronicznej na adres contact@respondoai.com.

  2. Reklamacje beda rozpatrywane w terminie 30 dni od dnia otrzymania. W sprawach zlozonych RESPONDOAI zastrzega sobie prawo do wydluzenia czasu rozpatrywania.

  3. RESPONDOAI zastrzega sobie prawo do zadania dodatkowych informacji lub wyjasien, gdy badanie reklamacji tego wymaga. Takie informacje powinny zostac dostarczone w ciagu 30 dni. Brak ich dostarczenia uprawnia RESPONDOAI do pozostawienia reklamacji bez rozpoznania.

  4. Kazdy moze zglasic RESPONDOAI informacje, ktore uwaza za Nielegalne Tresci.

  5. W ciagu szesciu miesiecy od dnia, w ktorym RESPONDOAI powiadomi o swojej decyzji, wnioskodawca lub Partner moze zlozyc bezplatna skarge na adres contact@respondoai.com w sprawie:

    • (a) decyzji dotyczacych zgloszenia Nielegalnych Tresci;
    • (b) decyzji o usunieciu informacji lub uniemozliwieniu dostepu do nich;
    • (c) decyzji o zawieszeniu lub zakonczeniu swiadczenia uslugi;
    • (d) decyzji o zawieszeniu lub zamknieciu Konta Partnera;
    • (e) spraw, o ktorych mowa w Rozporzadzeniu P2B.

  6. Partner ma mozliwosc skorzystania z dowolnych certyfikowanych organow pozasadowego rozwiazywania sporow.

  7. Odpowiedzialnosc dostawcy hostingu w ramach DSA. Zgodnie z art. 6 DSA, RESPONDOAI nie ponosi odpowiedzialnosci za tresci przechowywane w Systemie po ich wprowadzeniu przez Partnera, pod warunkiem ze RESPONDOAI: (a) nie posiada faktycznej wiedzy o nielegalnej dzialalnosci lub nielegalnych tresciach; lub (b) po uzyskaniu takiej wiedzy niezwlocznie podejmuje dzialania w celu usuniecia lub uniemozliwienia dostepu do nielegalnych tresci.

XV. Sila wyzsza

  1. Zadna ze stron nie ponosi odpowiedzialnosci za jakiekolwiek niewykonanie lub opoznienie w wykonaniu swoich zobowiazan wynikajacych z niniejszej Umowy (z wylaczeniem zobowiazan platniczych) w zakresie, w jakim takie niewykonanie lub opoznienie wynika ze Zdarzenia Sily Wyzszej.

  2. „Zdarzenie Sily Wyzszej" oznacza jakiekolwiek zdarzenie pozostajace poza uzasadniona kontrola strony, ktorej dotyczy, w tym w szczegolnosci:

    • (a) kleski zywiolowe (trzesienia ziemi, powodzie, huragany, erupcje wulkanow);
    • (b) dzialania wojenne, terroryzm, niepokoje spoleczne lub konflikty zbrojne;
    • (c) epidemie, pandemie lub stany zagrozen zdrowia publicznego;
    • (d) dzialania rzadow, sankcje, embarga lub zmiany regulacyjne;
    • (e) przerwy w dostawach energii elektrycznej lub awarie krajowych sieci energetycznych;
    • (f) awarie infrastruktury telekomunikacyjnej lub internetowej niebedace specyficzne dla jednej ze stron;
    • (g) cyberataki w skali przekraczajacej uzasadnione srodki zapobiegawcze;
    • (h) awarie lub zaklucenia dostawcow zewnetrznej infrastruktury chmurowej, dostawcow uslug AI (w tym OpenAI, ElevenLabs) lub operatorow telekomunikacyjnych;
    • (i) awarie lub zaklucenia platform komunikacyjnych (WhatsApp, Instagram, Telegram), w tym zmiany API, przerwy w dzialaniu lub egzekwowanie polityk;
    • (j) przerwy w dzialaniu operatorow telekomunikacyjnych wplywajace na uslugi VoIP/SIP;
    • (k) strajki lub spory pracownicze (z wyjatkiem tych dotyczacych pracownikow strony, ktorej dotyczy);
    • (l) zmiany prawa lub przepisow, ktore czynia wykonanie niemozliwym lub gospodarczo niewykonalnym.

  3. Strona, ktorej dotyczy: (a) niezwlocznie powiadomi druga strone o Zdarzeniu Sily Wyzszej i przewidywanym czasie jego trwania; (b) dolozy gospodarczo uzasadnionych staran w celu zlagodzenia skutkow i wznowienia wykonywania; (c) wznowi wykonywanie niezwlocznie po ustaniu Zdarzenia Sily Wyzszej.

  4. Jezeli Zdarzenie Sily Wyzszej trwa dluzej niz 90 kolejnych dni, kazda ze stron moze rozwiazac niniejsza Umowe za pisemnym powiadomieniem, bez odpowiedzialnosci wobec drugiej strony. W takim przypadku Partner bedzie uprawniony do proporcjonalnego zwrotu przedplaconych Oplat za okres niewykonywania, pomniejszonego o wartosc faktycznie swiadczonych Uslug.

XVI. Prawa konsumentow i quasi-konsumentow

  1. Zakres zastosowania. Niniejszy rozdzial ma zastosowanie do Partnerow bedacych:

    • (a) konsumentami w rozumieniu art. 22(1) Kodeksu cywilnego; lub
    • (b) osobami fizycznymi zawierajacymi niniejsza Umowe w bezposrednim zwiazku z prowadzona dzialalnoscia gospodarcza, gdy Umowa nie ma dla takiej osoby charakteru zawodowego, ustalonego na podstawie przedmiotu jej dzialalnosci gospodarczej zarejestrowanej w Centralnej Ewidencji i Informacji o Dzialalnosci Gospodarczej (CEIDG) („Quasi-konsument").

  2. Prawo do odstapienia. Uprawnieni Partnerzy maja prawo do odstapienia od niniejszej Umowy w terminie 14 dni od dnia jej zawarcia, bez podawania przyczyn, poprzez zlozenie RESPONDOAI oswiadczenia o odstąpieniu.

  3. Sposoby odstapienia. Oswiadczenie o odstąpieniu moze zostac wyslane:

    • (a) poczta elektroniczna na adres: contact@respondoai.com;
    • (b) listownie na adres: RESPONDOAI sp. z o.o., ul. Kowalska 5/203, 20-115 Lublin. Partner moze skorzystac z wzoru formularza odstąpienia stanowiacego Załącznik nr 2, ale nie jest do tego zobowiazany.

  4. Skutki odstapienia:

    • (a) RESPONDOAI zwroci wszystkie platnosci otrzymane od Partnera, przy uzyciu tych samych srodkow platnosci, w ciagu 14 dni od otrzymania oswiadczenia o odstąpieniu;
    • (b) jezeli Partner wyrazil zgode na rozpoczecie swiadczenia Uslug przed uplywem terminu odstąpienia, Partner zaplaci RESPONDOAI kwote proporcjonalna do Uslug swiadczonych do momentu odstąpienia.

  5. Utrata prawa do odstapienia. Prawo do odstąpienia nie przysługuje, jeżeli RESPONDOAI w pełni wykonał Usługę za wyraźną uprzednią zgodą Partnera, a Partner przyjął do wiadomości, że prawo do odstąpienia wygasa po pełnym wykonaniu Usługi.

  6. Subskrypcja Dlugoterminowa. Niezaleznie od postanowien rozdzialu VI pkt 3 lit. (c), konsumenci i Quasi-konsumenci, ktorzy skorzystaja z prawa do odstąpienia w terminie 14 dni, sa uprawnieni do proporcjonalnego zwrotu oplaty za Subskrypcje Dlugoterminowa.

  7. Ochrona przed klauzulami niedozwolonymi. W odniesieniu do Partnerow bedacych konsumentami lub Quasi-konsumentami, zastosowanie maja przepisy art. 385(1) do 385(3) Kodeksu cywilnego dotyczace niedozwolonych postanowien umownych (klauzul niedozwolonych). Jakiekolwiek postanowienie niniejszej Umowy, ktore stanowiloby klauzule niedozwolona, nie wiaze takiego Partnera.

XVII. Przetwarzanie danych i prywatnosc

  1. Polityka prywatnosci RESPONDOAI, w tym szczegolowe informacje o przetwarzaniu danych osobowych, dostepna jest pod adresem: https://www.respondoai.com/policy.

  2. RESPONDOAI i Partner przetwarzaja dane osobowe Klientow dla wlasnych celow i dlatego sa odrebnymi administratorami danych osobowych Klientow.

  3. Z chwila potwierdzenia Rezerwacji, dochodzi do zawarcia umowy pomiedzy Klientem a Partnerem. RESPONDOAI udostepnia Partnerowi dane osobowe Klienta niezbedne do swiadczenia Uslug przez Partnera. Partner staje sie administratorem takich danych osobowych Klienta i jest zobowiazany do przestrzegania RODO.

  4. W celu umozliwienia RESPONDOAI swiadczenia Uslug na rzecz Partnera, Partner powierza RESPONDOAI przetwarzanie danych osobowych na podstawie Umowy Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych (Zalacznik nr 1 do niniejszego Regulaminu). Akceptacja niniejszego Regulaminu stanowi zawarcie Umowy Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych.

  5. Partner jest swiadomy, ze rozwiazanie Umowy Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych skutkowac bedzie brakiem mozliwosci swiadczenia przez RESPONDOAI Uslug wymagajacych przetwarzania danych, ktorych administratorem jest Partner. Zgodnie z art. 475 § 1 Kodeksu cywilnego, zobowiazania RESPONDOAI w tym zakresie wygasna.

  6. RESPONDOAI przetwarza dane wylacznie w zakresie niezbednym do prawidlowego swiadczenia uslug i wykonania Umowy. RESPONDOAI nie ponosi odpowiedzialnosci za zakres danych osobowych Klientow gromadzonych przez Partnerow ani za legalnosc ich gromadzenia.

XVIII. Poufnosc

  1. Kazda ze stron przyjmuje do wiadomosci, ze w trakcie trwania Umowy moze otrzymac poufne informacje handlowe i techniczne drugiej strony („Informacje Poufne").

  2. Informacje Poufne obejmuja, lecz nie ograniczaja sie do: planow biznesowych, danych finansowych, list klientow, informacji o cenach, specyfikacji technicznych, algorytmow, kodu zrodlowego, tajemnic handlowych i wszelkich innych informacji oznaczonych jako poufne lub ktore rozsadna osoba uznalaby za poufne.

  3. Wylaczenia. Informacje Poufne nie obejmuja informacji, ktore: (a) sa lub stana sie publicznie dostepne nie z winy strony otrzymujacej; (b) byly juz znane stronie otrzymujacej przed ich ujawnieniem; (c) zostaly niezaleznie opracowane przez strone otrzymujaca bez wykorzystania Informacji Poufnych strony ujawniajacej; (d) zostaly legalnie otrzymane od osoby trzeciej bez ograniczen; (e) musza zostac ujawnione na mocy prawa, przepisow lub nakazu sadowego, pod warunkiem ze strona otrzymujaca niezwlocznie powiadomi strone ujawniajaca.

  4. Wylaczenie danych AI. Zanonimizowane, zagregowane Dane Serwisowe nie sa uwazane za Informacje Poufne zadnej ze stron.

  5. Kazda ze stron: (a) bedzie chronic Informacje Poufne drugiej strony co najmniej z taka sama starannioscia, jaka stosuje do ochrony wlasnych informacji poufnych, lecz w zadnym wypadku nie mniejsza niz nalezyta starannosc; (b) bedzie wykorzystywac Informacje Poufne wylacznie w celach zwiazanych z Umowa; (c) ograniczy dostep do Informacji Poufnych osobom, ktore potrzebuja ich znac.

  6. Niniejsze zobowiazanie do zachowania poufnosci obowiazuje po rozwiazaniu Umowy przez okres 3 (trzech) lat.

XIX. Poziom uslugi i dostepnosc

  1. RESPONDOAI dolazy gospodarczo uzasadnionych staran w celu zapewnienia dostepnosci Aplikacji i Uslug AI 24 godziny na dobe, 7 dni w tygodniu, z zastrzezeniem wylaczen okreslonych ponizej.

  2. RESPONDOAI nie gwarantuje zadnego konkretnego poziomu dostepnosci uslugi ani procentu czasu dzialania, chyba ze zostanie to wyraznie uzgodnione w odrebnej Umowie o Poziomie Uslugi (SLA) podpisanej przez upowaznionychprzedstawicieli obu stron.

  3. Nastepujace okolicznosci nie stanowia naruszenia zobowiazania dotyczacego dostepnosci:

    • (a) planowane prace konserwacyjne, pod warunkiem ze RESPONDOAI dolazy starannosci w celu powiadomienia Partnera z wyprzedzeniem;
    • (b) awaryjne prace konserwacyjne wymagane ze wzgledow bezpieczenstwa, stabilnosci lub zgodnosci regulacyjnej;
    • (c) niedostepnosc spowodowana czynnikami pozostajacymi poza uzasadniona kontrola RESPONDOAI, w tym Zdarzeniami Sily Wyzszej i zakluceniami uslug podmiotow trzecich;
    • (d) niedostepnosc uslug AI podmiotow trzecich (OpenAI, ElevenLabs), dostawcow telekomunikacyjnych lub platform komunikacyjnych;
    • (e) niedostepnosc uslug przetwarzania platnosci podmiotow trzecich (Stripe);
    • (f) problemy wynikajace ze sprzetu, oprogramowania lub polaczen sieciowych Partnera;
    • (g) funkcje oznaczone jako beta, podglad lub podobne.

  4. W przypadku zaklucen w dzialaniu Uslug AI, Partner ma mozliwosc recznego zarzadzania Rezerwacjami i komunikacja z Klientami za posrednictwem Aplikacji.

XX. Wymagania techniczne

  1. Do korzystania z Aplikacji wymagane jest spelnienie nastepujacych wymagan technicznych:

    • (a) Telefon: system operacyjny Android w wersji 10 lub nowszej;
    • (b) Tablet: system operacyjny Android w wersji 10 lub nowszej;
    • (c) Komputer: procesor minimum 1,4 GHz, 4,0 GB RAM, zalecana przegladarka Google Chrome, dostep do Internetu.

  2. Korzystanie z Aplikacji wymaga aktywnego polaczenia z Internetem. Partner zapewnia spelnienie wymagan technicznych na wlasny koszt i ryzyko.

  3. RESPONDOAI wykorzystuje pliki cookies do zbierania informacji zwiazanych z korzystaniem z Aplikacji. Szczegoly zawarte sa w Polityce Prywatnosci.

XXI. Zmiany Regulaminu

  1. RESPONDOAI zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszego Regulaminu z waznych przyczyn, w tym:

    • (a) dostosowania do powszechnie obowiazujacych przepisow prawa lub interpretacji organow;
    • (b) wydania orzeczenia, decyzji lub podobnego aktu przez sad lub uprawniony organ;
    • (c) zapobiegania naruszeniom lub naduzyciam oraz usuwania niejasnosci;
    • (d) zmiany danych firmy lub danych kontaktowych;
    • (e) zmian parametrow technicznych lub funkcjonalnosci Systemu;
    • (f) zmian zakresu, formy, warunkow lub ceny Uslug RESPONDOAI.

  2. RESPONDOAI powiadomi Partnera o wszelkich zmianach za posrednictwem poczty elektronicznej wyslanej na adres e-mail powiazany z Kontem Partnera co najmniej 15 dni przed ich wejsciem w zycie, zgodnie z art. 3 ust. 2 Rozporzadzenia P2B.

  3. Partner moze nie zaakceptowac zmian, w ktorym to przypadku ma prawo do wypowiedzenia Umowy ze skutkiem natychmiastowym, skladajac pisemne lub dokumentowe oswiadczenie w ciagu 15 dni od otrzymania powiadomienia.

  4. RESPONDOAI moze zmienic Regulamin bez zachowania okresu powiadomienia w przypadku, gdy RESPONDOAI: (a) podlega obowiazkowi prawnemu lub regulacyjnemu wymagajacemu zmiany w sposob uniemozliwiajacy zachowanie okresu powiadomienia; lub (b) musi wyjatkowo zmienic Regulamin w celu przeciwdzialania nieprzewidzianemu i bezposredniemu zagrozeniu ochrony Uslug, Klientow lub Partnerow przed oszustwami, zlotliwym oprogramowaniem, spamem, naruszeniami danych lub innymi zagrozeniami cyberbezpieczenstwa.

XXII. Prawo wlasciwe i rozstrzyganie sporow

  1. Niniejsza Umowa podlega prawu Rzeczypospolitej Polskiej i jest zgodnie z nim interpretowana, bez uwzgledniania norm kolizyjnych.

  2. W odniesieniu do sporow wynikajacych z relacji z Partnerami majacymi siedzibe w Unii Europejskiej, zastosowanie maja przepisy Rozporzadzenia (WE) nr 593/2008 (Rzym I) dotyczace prawa wlasciwego.

  3. Polubowne rozwiazywanie sporow. Strony podejma probe rozwiazania kazdego sporu w drodze negocjacji prowadzonych w dobrej wierze przez okres 30 dni od dnia pisemnego zawiadomienia o sporze.

  4. Mediacja (Rozporzadzenie P2B). Zgodnie z art. 12 Rozporzadzenia P2B, RESPONDOAI wskazuje nastepujacych mediatorow gotowych do prowadzenia pozasadowego rozwiazywania sporow z uzytkownikami biznesowymi:

    • (a) Centrum Mediacji przy Krajowej Radzie Radcow Prawnych;
    • (b) Centrum Mediacji Sadu Arbitrazowego przy Krajowej Izbie Gospodarczej w Warszawie.

    RESPONDOAI bedzie uczestniczyc w dobrej wierze w kazdej probie mediacji i pokryje uzasadniona czesc kosztow mediacji.

  5. Wlasciwosc sadu. Z zastrzezeniem bezwzglednie obowiazujacych przepisow o ochronie konsumentow, wszelkie spory, ktorych nie mozna rozwiazac w drodze negocjacji lub mediacji, podlegaja wylacznej jurysdykcji sadow wlasciwych dla siedziby RESPONDOAI w Lublinie.

  6. W odniesieniu do Partnerow kwalifikujacych sie jako konsumenci na mocy obowiazujacego prawa, wlasciwosc sadu ustalana jest zgodnie z bezwzglednie obowiazujacymi przepisami obowiazujacego prawa, w tym Rozporzadzenia (UE) nr 1215/2012 (Bruksela I bis).

  7. Internetowe rozwiazywanie sporow. Zgodnie z Rozporzadzeniem (UE) nr 524/2013, Komisja Europejska udostepnia platforme internetowego rozwiazywania sporow dostepna pod adresem: https://ec.europa.eu/odr. Adres e-mail RESPONDOAI do celow ODR: contact@respondoai.com.

  8. Jezyk. W przypadku jakichkolwiek rozbieznosci pomiedzy polska a angielska wersja niniejszej Umowy, wersja polska jest rozstrzygajaca.

XXIII. Postanowienia koncowe

  1. Rozdzielnosc. Jezeli jakiekolwiek postanowienie niniejszej Umowy zostanie uznane za niewazne lub niewykonalne, pozostale postanowienia pozostaja w pelnej mocy i skutecznosci. Strony doloza wszelkich staran, aby zastapic niewazne postanowienie postanowieniem waznym, mozliwie najblizszym pierwotnemu zamierzeniu.

  2. Cesja. Partner nie moze cedowac ani przenosic niniejszej Umowy ani jakichkolwiek praw lub obowiazkow z niej wynikajacych bez uprzedniej pisemnej zgody RESPONDOAI. RESPONDOAI moze dokonac cesji niniejszej Umowy po uzasadnionym powiadomieniu Partnera.

  3. Calkowitość umowy. Niniejsza Umowa wraz z Zalacznikami stanowi calkowite porozumienie pomiedzy stronami w odniesieniu do jej przedmiotu i zastepuje wszelkie wczesniejsze umowy, uzgodnienia i komunikaty.

  4. Brak zrzeczenia sie. Niewykonanie przez ktoras ze stron jakiegokolwiek postanowienia niniejszej Umowy nie stanowi zrzeczenia sie tego postanowienia ani prawa do jego pozniejszego wyegzekwowania.

  5. Powiadomienia. Wszelkie powiadomienia wynikajace z niniejszej Umowy moga byc wysylane poczta elektroniczna na adresy e-mail wskazane w rozdziale II (dla RESPONDOAI) lub adres e-mail powiazany z Kontem Partnera (dla Partnera). Powiadomienia e-mail uwaza sie za dostarczone w dniu wyslania.

  6. Niezalezni kontrahenci. Stosunek pomiedzy RESPONDOAI a Partnerem jest stosunkiem niezaleznych kontrahentow. Zadne postanowienie niniejszej Umowy nie tworzy spolki, joint venture, stosunku agencyjnego ani stosunku pracy.

Zalacznik nr 1: Umowa Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych (DPA)

Paragraf 1. Definicje

  1. Wszelkie pojecia pisane wielka litera uzywane w niniejszej Umowie Powierzenia maja znaczenie nadane im w rozdziale I Regulaminu, chyba ze niniejsza umowa stanowi inaczej.

  2. Dodatkowe definicje:

    • (a) Administrator (Controller) — osoba fizyczna lub prawna, organ publiczny, jednostka lub inny podmiot, ktory samodzielnie lub wspolnie z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania Danych Osobowych;
    • (b) Dane Osobowe — wszelkie informacje dotyczace zidentyfikowanej lub mozliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej;
    • (c) Podmiot Przetwarzajacy (Procesor) — podmiot, ktory przetwarza Dane Osobowe w imieniu Administratora;
    • (d) Osoba, ktorej dane dotycza — zidentyfikowana lub mozliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna, ktorej Dane Osobowe dotycza.

Paragraf 2. Przedmiot umowy

Na mocy niniejszej Umowy Powierzenia, Partner (dzialajacy jako Administrator) powierza RESPONDOAI (dzialajacemu jako Podmiot Przetwarzajacy) przetwarzanie Danych Osobowych zgodnie z art. 28 ust. 3 RODO, w zakresie okreslonym w paragrafie 3.

Paragraf 3. Zakres przetwarzania

  1. Przedmiotem powierzenia sa wszelkie Dane Osobowe, ktore Partner jako Administrator przetwarza w Aplikacji przy wykorzystaniu Uslug RESPONDOAI.

  2. Kategorie Danych Osobowych obejmuja:

    • (a) Dane Osobowe klientow, pracownikow lub wspolpracownikow Partnera: imie, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, numer identyfikacji podatkowej, numer PESEL;
    • (b) Dane Osobowe wynikajace ze specyfiki Uslug RESPONDOAI, w tym historia Rezerwacji, aktywnosc w Aplikacji i tresci komunikacji;
    • (c) Dane Osobowe wprowadzane przez Klientow lub Partnera do Aplikacji;
    • (d) Dane Osobowe nalezace do szczegolnych kategorii, o ktorych mowa w art. 9 ust. 1 RODO, lecz jedynie jezeli zostaly wprowadzone przez Partnera lub Klienta i sa niezbedne ze wzgledu na specyfike Uslug Partnera.

  3. Kategorie osob, ktorych dane dotycza: Klienci, pracownicy i wspolpracownicy Partnera oraz inne osoby, ktorych dane sa wprowadzane do Aplikacji przez Partnera.

Paragraf 4. Cel, charakter i czas trwania

  1. RESPONDOAI przetwarza Dane Osobowe zgodnie z udokumentowanymi poleceniami Partnera w nastepujacych celach:

    • (a) zawarcie i wykonanie umow pomiedzy Partnerami a Klientami;
    • (b) zarzadzanie Rezerwacjami i kalendarzem Partnera;
    • (c) komunikacja z Klientami za posrednictwem Uslug AI i innych kanalow;
    • (d) marketing Uslug Partnera;
    • (e) marketing bezposredni Uslug Partnera (w przypadku uzyskania zgody);
    • (f) profilowanie i grupowanie w celu personalizacji uslug;
    • (g) badanie preferencji;
    • (h) wypelnianie obowiazkow prawnych Partnera;
    • (i) tworzenie analiz i statystyk na wewnetrzne potrzeby Partnera.

  2. Przetwarzanie odbywa sie w sposob calkowicie lub czesciowo zautomatyzowany, w formie elektronicznej, przez czas trwania Umowy.

Paragraf 5. Prawa i obowiazki

  1. Partner oswiadcza, ze wszelkie Dane Osobowe powierzone RESPONDOAI zostaly pozyskane i sa przetwarzane zgodnie z obowiazujacym prawem, w szczegolnosci z RODO. Partner posiada podstawe prawna przetwarzania na mocy art. 6 ust. 1 lub art. 9 RODO.

  2. Obowiazek informacyjny. W przypadku gdy Dane Osobowe Klienta sa udostepniane Partnerowi za posrednictwem Aplikacji (np. przy Rezerwacji), RESPONDOAI w imieniu Partnera spelni obowiazek informacyjny wynikajacy z art. 13 i 14 RODO. W przypadku gdy dane Klienta sa wprowadzane przez Partnera, Partner samodzielnie spelni obowiazek informacyjny.

  3. Zbieranie zgod. RESPONDOAI w imieniu Partnera bedzie zbierac zgody Klientow na komunikacje handlowa, gdy ma to zastosowanie. W przypadku gdy dane Klienta sa wprowadzane przez Partnera, Partner samodzielnie zbierze taka zgode.

  4. RESPONDOAI bedzie pomagac Partnerowi, poprzez odpowiednie srodki techniczne i organizacyjne, w wypelnianiu obowiazkow dotyczacych odpowiadania na zadania osob, ktorych dane dotycza, wynikajace z rozdzialu III RODO.

  5. RESPONDOAI bedzie pomagac Partnerowi w spelnianiu obowiazkow wynikajacych z art. 32-36 RODO.

  6. Po otrzymaniu powiadomienia od osoby, ktorej dane dotycza, o zadaniu usuniecia Danych Osobowych, RESPONDOAI, po powiadomieniu Partnera w ciagu 7 dni, bedzie uprawniony do usuniecia Danych Osobowych ze wszystkich nosnikow i systemow.

  7. RESPONDOAI moze przekazywac Dane Osobowe poza Europejski Obszar Gospodarczy pod warunkiem zgodnosci z rozdzialem V RODO, w tym z zastosowaniem odpowiednich mechanizmow prawnych (decyzje stwierdzajace odpowiedni stopien ochrony, Standardowe Klauzule Umowne lub podobne instrumenty).

  8. Partner powiadomi RESPONDOAI w ciagu 5 dni od momentu, w ktorym dowie sie o jakichkolwiek postepowaniach, decyzjach administracyjnych lub kontrolach dotyczacych przetwarzania powierzonych Danych Osobowych.

Paragraf 6. Audyt

  1. RESPONDOAI udzieli Partnerowi wszelkich informacji niezbednych do wykazania zgodnosci z art. 28 RODO oraz umozliwi przeprowadzanie audytow, w tym inspekcji.

  2. Audyty moga byc przeprowadzane wylacznie w godzinach pracy RESPONDOAI (poniedzialek-piatek, 9:00-17:00) i nie moga zaklucac pracy RESPONDOAI ani prowadzic do ujawnienia tajemnicy handlowej.

  3. Partner powiadomi RESPONDOAI o planowanym audycie co najmniej 14 dni z wyprzedzeniem.

  4. Partner ponosi wszelkie koszty zwiazane z audytem.

  5. Jezeli Partner korzysta z upowaznionegoaudytora, RESPONDOAI moze wymagac zawarcia umowy o zachowaniu poufnosci.

Paragraf 7. Podmioty przetwarzajace (subprocesorzy)

  1. Partner udziela ogolnej zgody na podstawie art. 28 ust. 2 RODO na korzystanie przez RESPONDOAI z dalszych podmiotow przetwarzajacych (subprocesorow). Na subprocesorow nakladane sa te same obowiazki ochrony danych.

  2. RESPONDOAI poinformuje Partnera o wszelkich planowanych zmianach dotyczacych subprocesorow za posrednictwem Aplikacji lub poczty elektronicznej.

  3. Partner moze zlozyc sprzeciw wobec zmian na pismie w ciagu 7 dni od otrzymania powiadomienia, z uzasadnieniem. Brak sprzeciwu w tym terminie stanowi zgode na zmiane.

  4. Jezeli Partner zlozy sprzeciw, RESPONDOAI moze wypowiedziec niniejsza Umowe Powierzenia bez zachowania okresu wypowiedzenia, jezeli sprzeciw uniemozliwia przetwarzanie Danych Osobowych w okreslonych celach.

Paragraf 8. Srodki techniczne i organizacyjne

  1. RESPONDOAI zapewnia, ze osoby upowazinone do przetwarzania powierzonych Danych Osobowych sa zobowiazane do zachowania poufnosci.

  2. RESPONDOAI stosuje srodki techniczne i organizacyjne adekwatne do zidentyfikowanego ryzyka, zgodnie z art. 32 RODO, w tym:

    • (a) szyfrowanie danych w tranzycie (TLS 1.2+) i w spoczynku;
    • (b) kontrole dostepu i uwierzytelnianie wieloskladnikowe;
    • (c) regularne monitorowanie bezpieczenstwa i oceny podatnosci;
    • (d) procedury tworzenia kopii zapasowych i odzyskiwania danych;
    • (e) mozliwosci wykrywania incydentow i reagowania na nie.

Paragraf 9. Powiadomienie o naruszeniu ochrony danych

  1. RESPONDOAI powiadomi Partnera o jakimkolwiek naruszeniu ochrony Danych Osobowych bez zbednej zwloki, nie pozniej niz w ciagu 24 godzin od powziecia wiadomosci o naruszeniu.

  2. Powiadomienie bedzie zawierac: (a) charakter naruszenia i kategorie danych, ktorych dotyczy; (b) przyblizorna liczbe osob, ktorych dane dotycza, i rekordow; (c) prawdopodobne konsekwencje naruszenia; (d) srodki podjete lub proponowane w celu zaradzenia naruszeniu i zlagodzenia jego skutkow.

Paragraf 10. Zwrot i usuwanie danych

  1. Po zakonczeniu niniejszej Umowy Powierzenia, RESPONDOAI, wedlug wyboru Partnera, zwroci lub usunie wszystkie powierzone Dane Osobowe w ciagu 30 dni, z wyjatkiem przypadkow, gdy ich przechowywanie jest wymagane przez obowiazujace prawo.

  2. RESPONDOAI potwierdzi usuniecie na pismie na zadanie.

Paragraf 11. Odpowiedzialnosc

Kazda ze stron ponosi odpowiedzialnosc za szkody spowodowane przetwarzaniem naruszajacym RODO, zgodnie z art. 82 RODO. Podmiot Przetwarzajacy ponosi odpowiedzialnosc wylacznie za szkody spowodowane przetwarzaniem, w ktorym nie spelnił obowiazkow wyraznie skierowanych do podmiotow przetwarzajacych lub dzialal poza zakresem lub wbrew zgodnym z prawem poleceniom.

Paragraf 12. Czas obowiazywania

Niniejsza Umowa Powierzenia obowiazuje przez czas trwania Umowy. Rozwiazanie Umowy automatycznie rozwiazuje niniejsza Umowe Powierzenia, z zastrzezeniem obowiazkow zwrotu i usuwania danych z paragrafu 10.

Zalacznik nr 2: Wzor formularza odstapienia od umowy

(Formularz ten nalezy wypelnic i wyslac tylko w przypadku checi odstapienia od Umowy)

Do: RESPONDOAI sp. z o.o., ul. Kowalska 5/203, 20-115 Lublin E-mail: contact@respondoai.com

Ja/My () niniejszym informuje/informujemy () o moim/naszym (*) odstąpieniu od umowy o swiadczenie nastepujacych uslug:

(*) Niepotrzebne skreslić.

Zalacznik nr 3: Cennik RESPONDOAI

Aktualny Cennik RESPONDOAI dostepny jest pod adresem:

Cennik RESPONDOAI stanowi integralna czesc niniejszego Regulaminu.

RespondoAi - 24/7 AI Receptionist