Polityka prywatności

POLITYKA PRYWATNOSCI RESPONDOAI

Data wejscia w zycie: 12 marca 2026 | Wersja: 3.0

I. O niniejszej Polityce

Niniejsza Polityka Prywatnosci („Polityka") wyjasnia, w jaki sposob RESPONDOAI spolka z ograniczona odpowiedzialnoscia („RESPONDOAI", „my", „nas" lub „nasz") gromadzi, wykorzystuje, przechowuje, udostepnia i chroni dane osobowe w zwiazku z platforma RESPONDOAI, w tym Aplikacja dla Partnera, Aplikacja dla Klienta, Uslugami AI oraz strona internetowa pod adresem https://www.respondoai.com.

Niniejsza Polityka ma zastosowanie do:

Zobowiazujemy sie do przejrzystosci w sposobie przetwarzania Twoich danych. Niniejsza Polityka jest napisana prostym jezykiem, aby pomoc Ci zrozumiec Twoje prawa i nasze praktyki. Tam, gdzie konieczne jest uzycie terminow prawnych, podajemy obok nich wyjasnienia.

Zmiany w niniejszej Polityce: Prowadzimy historie wersji niniejszej Polityki. Gdy dokonamy istotnych zmian, powiadomimy Cie za posrednictwem poczty elektronicznej i Aplikacji. Aktualna wersja jest zawsze dostepna pod adresem https://www.respondoai.com/policy.

II. Kim jestesmy (Tozsamosc Administratora)

Administrator danych:

RESPONDOAI spolka z ograniczona odpowiedzialnoscia ul. Kowalska 5/203, 20-115 Lublin Wpisana do rejestru przedsiebiorcow Krajowego Rejestru Sadowego prowadzonego przez Sad Rejonowy Lublin-Wschod w Lublinie z siedziba w Swidniku, VI Wydzial Gospodarczy Krajowego Rejestru Sadowego.

Kontakt:

Kontakt w sprawie ochrony danych: We wszystkich sprawach dotyczacych ochrony danych osobowych mozna kontaktowac sie z wyznaczona osoba kontaktowa ds. ochrony danych pod adresem: contact@respondoai.com.

III. Definicje

Na potrzeby niniejszej Polityki, ponizsze pojecia maja nastepujace znaczenie:

  1. Dane Osobowe — wszelkie informacje dotyczace zidentyfikowanej lub mozliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej („osoby, ktorej dane dotycza"), zgodnie z definicja zawarta w art. 4 pkt 1 RODO. Mozliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, ktora mozna bezposrednio lub posrednio zidentyfikowac, w szczegolnosci na podstawie identyfikatora takiego jak imie i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy badz jeden lub kilka szczegolnych czynnikow okresajacych fizyczna, fizjologiczna, genetyczna, psychiczna, ekonomiczna, kulturowa lub spoleczna tozsamosc osoby fizycznej.

  2. Przetwarzanie — operacja lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposob zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taka jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porzadkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przegladanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przeslanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostepnianie, dopasowywanie lub laczenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie, zgodnie z definicja zawarta w art. 4 pkt 2 RODO.

  3. Administrator — osoba fizyczna lub prawna, organ publiczny, jednostka lub inny podmiot, ktory samodzielnie lub wspolnie z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych, zgodnie z definicja zawarta w art. 4 pkt 7 RODO. RESPONDOAI jest Administratorem przetwarzania danych opisanego w niniejszej Polityce, chyba ze wskazano inaczej.

  4. Podmiot Przetwarzajacy — osoba fizyczna lub prawna, organ publiczny, jednostka lub inny podmiot, ktory przetwarza dane osobowe w imieniu administratora, zgodnie z definicja zawarta w art. 4 pkt 8 RODO.

  5. Partner — osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadajaca osobowosci prawnej, ktora korzysta z Aplikacji RESPONDOAI na podstawie Umowy w zwiazku z prowadzona przez siebie dzialalnoscia gospodarcza lub zawodowa.

  6. Klient — osoba fizyczna, ktora ukonczyla 18 lat, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadajaca osobowosci prawnej, ktora korzysta z Aplikacji dla Klienta lub wchodzi w interakcje z Uslugami AI w celu korzystania z Uslug oferowanych przez Partnerow.

  7. Aplikacja — platforma oprogramowania RESPONDOAI, obejmujaca Aplikacje dla Partnera i Aplikacje dla Klienta, dostepna pod adresem https://www.respondoai.com oraz za posrednictwem aplikacji mobilnych.

  8. Uslugi AI — uslugi swiadczone przez RESPONDOAI z wykorzystaniem technologii sztucznej inteligencji, w tym recepcjonisci AI, zautomatyzowani asystenci komunikacji dzialajacy za posrednictwem telefonu, WhatsApp, Instagram, Telegram, Messenger, SMS i innych kanalow komunikacji.

  9. Szczegolne kategorie danych — dane osobowe ujawniajace pochodzenie rasowe lub etniczne, poglady polityczne, przekonania religijne lub swiatopogladowe, przynaleznosc do zwiazkow zawodowych, dane genetyczne, dane biometryczne, dane dotyczace zdrowia, dane dotyczace seksualnosci lub orientacji seksualnej osoby fizycznej, zgodnie z art. 9 ust. 1 RODO. W kontekscie RESPONDOAI moga to byc dane dotyczace zdrowia przetwarzane przypadkowo w zwiazku z rezerwacjami wizyt medycznych.

  10. Profilowanie — dowolna forma zautomatyzowanego przetwarzania danych osobowych, ktora polega na wykorzystaniu danych osobowych do oceny niektorych czynnikow osobowych osoby fizycznej, w szczegolnosci do analizy lub prognozy aspektow dotyczacych efektow pracy, sytuacji ekonomicznej, zdrowia, osobistych preferencji, zainteresowan, wiarygodnosci, zachowania, lokalizacji lub przemieszczania sie tej osoby fizycznej, zgodnie z art. 4 pkt 4 RODO.

IV. Dane, ktore gromadzimy

4.1 Dane przekazywane bezposrednio przez Ciebie

Podczas rejestracji konta, tworzenia profilu lub korzystania z naszych uslug mozesz przekazac nam nastepujace kategorie danych osobowych:

4.2 Dane gromadzone automatycznie

Gdy uzyskujesz dostep do Aplikacji lub odwiedzasz nasza strone internetowa, automatycznie gromadzimy:

4.3 Dane generowane w wyniku przetwarzania AI

Gdy Partnerzy korzystaja z Uslug AI, generowane i przetwarzane sa nastepujace dane:

4.4 Szczegolne kategorie danych

RESPONDOAI moze przypadkowo przetwarzac dane nalezace do szczegolnych kategorii danych osobowych lub blisko z nimi zwiazane, w szczegolnosci:

V. Jak wykorzystujemy Twoje dane (Cele i podstawy prawne)

Przetwarzamy Twoje dane osobowe w nastepujacych celach, na wskazanych podstawach prawnych RODO:

Cel Podstawa prawna Kategorie danych
Rejestracja i zarzadzanie kontem Wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b) Dane identyfikacyjne, kontaktowe, biznesowe
Swiadczenie uslug rezerwacyjnych Wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b) Dane identyfikacyjne, kontaktowe, rezerwacyjne
Swiadczenie uslug komunikacji opartej na AI Wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b) Dane komunikacyjne, dane interakcji AI, dane glosowe, dane czatow
Przetwarzanie platnosci i fakturowanie Wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b) Dane identyfikacyjne, kontaktowe, platnicze (przez Stripe)
Obsluga klienta i komunikacja Wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b) Dane identyfikacyjne, kontaktowe, komunikacyjne
Marketing produktow i uslug RESPONDOAI (z wylaczeniem marketingu bezposredniego) Prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f) Dane identyfikacyjne, kontaktowe, uzytkowania
Marketing bezposredni produktow i uslug RESPONDOAI Prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f) Dane identyfikacyjne, kontaktowe
Profilowanie i personalizacja uslug Prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f) Dane uzytkowania, dane interakcji, preferencje
Analityka, statystyki i doskonalenie uslug Prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f) Dane uzytkowania, dane urzadzenia, dane logowania
Rozwoj systemu i aplikacji Prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f) Zanonimizowane/zagregowane dane uzytkowania
Ustalanie, dochodzenie lub obrona roszczen prawnych Prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f) Wszystkie odpowiednie kategorie danych
Monitorowanie bezpieczenstwa i zapobieganie oszustwom Prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f) Dane urzadzenia, logowania, uzytkowania
Zgodnosc podatkowa i ksiegowa Obowiazek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c) Dane identyfikacyjne, platnicze, fakturowe
Zgodnosc regulacyjna (RODO, DSA, Akt o AI) Obowiazek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c) Wszystkie odpowiednie kategorie danych
Komunikacja marketingowa (newslettery, oferty) Zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a) Dane identyfikacyjne, kontaktowe
Nieistotne pliki cookies (analityczne, marketingowe) Zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a) Dane urzadzenia, uzytkowania, identyfikatory online

Gdy opieramy sie na prawnie uzasadnionym interesie (art. 6 ust. 1 lit. f), przeprowadzilismy test rownowagi, aby upewnic sie, ze nasze interesy nie naruszaja Twoich podstawowych praw i wolnosci. Masz prawo w dowolnym momencie sprzeciwic sie przetwarzaniu opartemu na prawnie uzasadnionym interesie (zob. rozdzial XIII).

VI. Przetwarzanie danych specyficzne dla AI

6.1 Jak Uslugi AI przetwarzaja dane

Uslugi AI RESPONDOAI przetwarzaja dane w wielu kanalach komunikacji. Ponizej przedstawiamy przeplyw danych dla kazdego kanalu:

Telefon (AI glosowy): Polaczenie przychodzace → Jambonz (infrastruktura telefoniczna SIP/VoIP) → ElevenLabs, Inc. (transkrypcja mowy na tekst) → OpenAI Ireland Limited (rozumienie jezyka naturalnego, klasyfikacja intencji, generowanie odpowiedzi) → ElevenLabs, Inc. (konwersja tekstu na mowe, synteza glosu) → Jambonz (dostarczenie audio do rozmowcy). Nagrania glosowe i transkrypcje sa przechowywane zgodnie z okresem retencji skonfigurowanym przez Partnera.

WhatsApp, Instagram, Messenger: Wiadomosc przychodzaca → Meta Platforms, Inc. (dostarczenie wiadomosci przez API danej platformy) → OpenAI Ireland Limited (analiza wiadomosci, klasyfikacja intencji, generowanie odpowiedzi) → Meta Platforms, Inc. (dostarczenie odpowiedzi do Klienta). Transkrypcje czatow sa przechowywane zgodnie z okresem retencji skonfigurowanym przez Partnera.

Telegram: Wiadomosc przychodzaca → Telegram FZ-LLC (dostarczenie wiadomosci przez Telegram Bot API) → OpenAI Ireland Limited (analiza wiadomosci, generowanie odpowiedzi) → Telegram FZ-LLC (dostarczenie odpowiedzi). Transkrypcje czatow przechowywane zgodnie z konfiguracja Partnera.

SMS: Przychodzacy SMS → infrastruktura telefoniczna → OpenAI Ireland Limited (analiza wiadomosci, generowanie odpowiedzi) → dostarczenie SMS. Transkrypcje przechowywane zgodnie z konfiguracja Partnera.

6.2 Polityka danych treningowych AI

6.3 Praktyki dostawcow zewnetrznych AI w zakresie danych

Kazdy dostawca zewnetrzny AI przetwarza dane na podstawie wlasnej umowy powierzenia przetwarzania danych z RESPONDOAI, ktora obejmuje:

VII. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie (art. 22 RODO)

7.1 Zautomatyzowane decyzje podejmowane przez AI

Uslugi AI RESPONDOAI moga podejmowac nastepujace rodzaje zautomatyzowanych decyzji:

7.2 Wyjasnienie logiki

Prostym jezykiem: AI przetwarza komunikacje w nastepujacy sposob: (1) przychodzaca wiadomosc lub dane wejsciowe glosowe sa analizowane w celu zrozumienia, czego Klient szuka; (2) AI klasyfikuje intencje zapytania (np. „chce zarezerwowac wizyte", „pyta o ceny", „chce anulowac"); (3) AI sprawdza skonfigurowana dostepnosc, uslugi i reguly biznesowe Partnera; (4) AI generuje odpowiednia odpowiedz lub podejmuje zadane dzialanie (np. tworzenie rezerwacji).

7.3 Twoje prawa dotyczace zautomatyzowanych decyzji

Na mocy art. 22 RODO masz prawo do:

Aby skorzystac z tych praw, skontaktuj sie z nami pod adresem contact@respondoai.com lub popros o kontakt z czlowiekiem podczas dowolnej interakcji z AI.

7.4 Profilowanie

RESPONDOAI prowadzi profilowanie i grupowanie w celu poprawy swiadczenia uslug i personalizacji Twojego doswiadczenia. Profilowanie moze byc oparte na:

Nie stosujemy inwazyjnego profilowania. Nie wykorzystujemy profilowania do podejmowania decyzji wywolujacych skutki prawne lub w podobny sposob istotnie wplywajacych na Ciebie bez udzialu czlowieka.

Prawo do sprzeciwu: Mozesz w dowolnym momencie sprzeciwic sie profilowaniu, wysylajac wiadomosc na adres contact@respondoai.com. Jezeli sprzeciwisz sie profilowaniu w celach marketingu bezposredniego, natychmiast i bezwarunkowo zaprzestaniemy takiego przetwarzania.

VIII. Nagrywanie rozmow glosowych i komunikacja telefoniczna

8.1 Ujawnianie AI i powiadomienie o nagrywaniu

Gdy Klient odbiera polaczenie telefoniczne obslugiwane przez asystenta glosowego AI RESPONDOAI, na poczatku rozmowy przekazywane sa nastepujace informacje:

8.2 Podstawa prawna nagrywania rozmow glosowych

Nagrania glosowe sa przetwarzane na nastepujacych podstawach prawnych:

8.3 Przeplyw przetwarzania danych glosowych

Dane glosowe sa przetwarzane w nastepujacy sposob: przychodzace audio glosowe → Jambonz (infrastruktura SIP/VoIP, kierowanie polaczen) → ElevenLabs, Inc. (konwersja mowy na tekst) → OpenAI Ireland Limited (analiza tekstu, klasyfikacja intencji, generowanie odpowiedzi) → ElevenLabs, Inc. (konwersja tekstu na mowe, synteza glosu) → Jambonz (dostarczenie audio do rozmowcy). Glosowe wyjscie generowane przez AI stanowi tresci syntetyczne w rozumieniu Aktu w sprawie sztucznej inteligencji.

8.4 Obowiazki Partnera

Partnerzy sa odpowiedzialni za:

8.5 Prawa Klientow

Klienci wchodzacy w interakcje z asystentami glosowymi AI maja prawo do:

8.6 Retencja

Nagrania glosowe sa przechowywane przez okres skonfigurowany przez Partnera w ustawieniach Aplikacji: minimum 7 dni, maksimum 180 dni, domyslnie 30 dni. Transkrypcje sa przechowywane: minimum 30 dni, maksimum 365 dni, domyslnie 90 dni. Po uplywie okresu retencji dane sa trwale usuwane przy uzyciu metod kasowania kryptograficznego.

IX. Komu udostepniamy dane

9.1 Podmioty przetwarzajace (subprocesorzy)

RESPONDOAI korzysta z nastepujacych podmiotow przetwarzajacych (dostawcow uslug zewnetrznych) do swiadczenia swoich uslug. Kazdy podmiot przetwarzajacy przetwarza dane na podstawie Umowy Powierzenia Przetwarzania Danych z RESPONDOAI:

Podmiot przetwarzajacy Podmiot prawny Cel Kategorie danych Lokalizacja Mechanizm transferu DPA
OpenAI OpenAI Ireland Limited Przetwarzanie jezyka naturalnego, generowanie tekstu Tresc wiadomosci, kontekst rozmow Irlandia / USA DPF + SKU Tak
ElevenLabs ElevenLabs, Inc. Synteza mowy, rozpoznawanie mowy Nagrania glosowe, dane audio USA SKU Tak
Jambonz Jambonz Infrastruktura telefoniczna SIP/VoIP Metadane polaczen, strumienie audio USA / UE SKU Tak
Stripe Stripe, Inc. Przetwarzanie platnosci Dane platnicze, e-mail rozliczeniowy USA DPF Tak
Google Google LLC Uwierzytelnianie OAuth, integracja z Kalendarzem, Analytics Tokeny uwierzytelniania, dane kalendarza, dane analityczne USA DPF Tak
Meta Meta Platforms, Inc. Integracja WhatsApp, Instagram, Messenger, Meta Pixel Wiadomosci, dane analityczne USA DPF Tak
Telegram Telegram FZ-LLC Integracja Telegram Tresc wiadomosci, metadane czatow ZEA SKU Tak
Vercel Vercel, Inc. Hosting aplikacji, analityka wydajnosci Dane wydajnosci, logi serwera USA SKU Tak
Apple Apple Inc. Uwierzytelnianie Sign in with Apple Tokeny uwierzytelniania USA DPF Tak

Aktualna lista podmiotow przetwarzajacych jest dostepna pod adresem: https://www.respondoai.com/policy. RESPONDOAI powiadomi Partnerow o wszelkich zmianach na liscie podmiotow przetwarzajacych zgodnie z Umowa Powierzenia Przetwarzania Danych (zob. Regulamin, Zalacznik nr 1).

DPF = Ramy Ochrony Danych UE-USA; SKU = Standardowe Klauzule Umowne

9.2 Inni odbiorcy

Twoje dane osobowe moga byc rowniez udostepniane nastepujacym kategoriom odbiorcow, w razie potrzeby:

X. Miedzynarodowe przekazywanie danych

Twoje dane osobowe moga byc przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG) w zwiazku ze swiadczeniem uslug RESPONDOAI. Zapewniamy, ze wszelkie miedzynarodowe transfery podlegaja odpowiednim zabezpieczeniom wymaganym przez rozdzial V RODO:

10.1 Ramy Ochrony Danych UE-USA (DPF)

Nastepujacy dostawcy sa certyfikowani w ramach Ram Ochrony Danych UE-USA, ktore zostaly uznane przez Komisje Europejska za zapewniajace odpowiedni poziom ochrony danych (Decyzja o adekwatnosci C(2023) 4745 z dnia 10 lipca 2023 r.):

10.2 Standardowe Klauzule Umowne (SKU)

W przypadku transferow do dostawcow nieobjętych decyzja o adekwatnosci, RESPONDOAI zawarl Standardowe Klauzule Umowne zatwierdzone przez Komisje Europejska (Decyzja wykonawcza (UE) 2021/914), uzupelnione o dodatkowe srodki techniczne i organizacyjne w razie potrzeby:

10.3 Srodki uzupelniajace

Oprocz powyzszych zabezpieczen umownych, RESPONDOAI wdraza nastepujace srodki uzupelniajace dla wszystkich miedzynarodowych transferow danych:

10.4 Twoje prawa

Mozesz zadac kopii zabezpieczen stosowanych przy miedzynarodowych transferach danych, kontaktujac sie z nami pod adresem contact@respondoai.com.

XI. Retencja danych

Przechowujemy Twoje dane osobowe jedynie tak dlugo, jak jest to niezbedne do celow, dla ktorych zostaly zebrane, zgodnie z zasada ograniczenia przechowywania (art. 5 ust. 1 lit. e RODO). Szczegolowe okresy retencji sa nastepujace:

Kategoria danych Okres retencji Uzasadnienie prawne
Nagrania glosowe AI 7–180 dni (konfigurowalne przez Partnera, domyslnie: 30 dni) Prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f), wykonanie umowy
Transkrypcje AI 30–365 dni (konfigurowalne przez Partnera, domyslnie: 90 dni) Wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b)
Wiadomosci czatowe (WhatsApp, Instagram, Telegram, Messenger) 90–730 dni (konfigurowalne przez Partnera, domyslnie: 365 dni) Wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b)
Dane rezerwacji 365–1 825 dni (konfigurowalne przez Partnera, domyslnie: 730 dni) Wykonanie umowy + obowiazek prawny
Dane konta i profilu Czas trwania umowy + 3 lata Okres przedawnienia (art. 118 KC)
Dane platnicze i fakturowe 5 lat od konca roku podatkowego Prawo podatkowe (Ordynacja podatkowa)
Dane logowania i adresy IP Maksymalnie 12 miesiecy Zasada proporcjonalnosci
Zapisy zgod na pliki cookies Czas trwania zgody + 3 lata Rozliczalnosc (art. 5 ust. 2 RODO)
Zapisy zgod marketingowych Czas trwania zgody + 3 lata Rozliczalnosc (art. 5 ust. 2 RODO)

Procedury usuwania

XII. Pliki cookies i technologie sledzenia

12.1 Kategorie plikow cookies

RESPONDOAI wykorzystuje nastepujace kategorie plikow cookies i podobnych technologii sledzenia:

  1. Niezbedne pliki cookies: konieczne do prawidlowego dzialania Aplikacji. Umozliwiaja podstawowe operacje, takie jak nawigacja, uwierzytelnianie i dostep do zabezpieczonych obszarow. Te pliki cookies sa umieszczane automatycznie i nie wymagaja zgody, poniewaz sa scisle niezbedne do swiadczenia uslugi (art. 5 ust. 3 dyrektywy ePrivacy).

  2. Funkcjonalne pliki cookies: umozliwiaja Aplikacji zapamiętywanie Twoich preferencji (takich jak jezyk, region lub ustawienia wyswietlania) i zapewniaja ulepszone funkcje. Te pliki cookies wymagaja Twojej zgody.

  3. Analityczne / wydajnosciowe pliki cookies: pomagaja nam zrozumiec, w jaki sposob odwiedzajacy wchodza w interakcje z Aplikacja, poprzez zbieranie zanonimizowanych danych uzytkowania (wyswietlenia stron, czas trwania sesji, wzorce nawigacji). Te pliki cookies wymagaja Twojej zgody.

  4. Marketingowe pliki cookies: wykorzystywane do sledzenia uzytkownikow na roznych stronach internetowych w celu wyswietlania ukierunkowanych reklam. Te pliki cookies wymagaja Twojej zgody.

12.2 Uslugi podmiotow trzecich

RESPONDOAI korzysta z nastepujacych uslug analitycznych i reklamowych podmiotow trzecich, ktore moga umieszczac pliki cookies lub stosowac podobne technologie sledzenia na Twoim urzadzeniu:

12.3 Zgoda na pliki cookies

RESPONDOAI stosuje mechanizm zgody na pliki cookies, ktory:

Niezbedne pliki cookies sa umieszczane automatycznie, poniewaz sa konieczne do dzialania Aplikacji. Wszystkie nieistotne pliki cookies (funkcjonalne, analityczne, marketingowe) sa umieszczane wylacznie po wyrazeniu przez Ciebie wyraznej, swiadomej i dobrowolnej zgody.

12.4 Zarzadzanie plikami cookies w przegladarce

Mozesz rowniez zarzadzac plikami cookies za posrednictwem ustawien przegladarki. Instrukcje dla popularnych przegladarek:

Nalezy pamietac, ze wylaczenie plikow cookies moze wplynac na dostepnosc niektorych funkcji Aplikacji (np. uwierzytelnianie, utrzymanie sesji).

XIII. Twoje prawa na mocy RODO

Na mocy ogolnego rozporzadzenia o ochronie danych (RODO) przysluguja Ci nastepujace prawa dotyczace Twoich danych osobowych. Aby skorzystac z ktoregkolwiek z tych praw, skontaktuj sie z nami pod adresem contact@respondoai.com. Odpowiemy na Twoje zadanie w ciagu jednego (1) miesiaca od otrzymania. Termin ten moze zostac przedluzony o dwa (2) dalsze miesiace, w razie potrzeby, z uwzglednieniem zlozonosci i liczby zadan. Poinformujemy Cie o takim przedluzeniu w ciagu miesiaca od otrzymania. Mozemy wymagac weryfikacji tozsamosci przed realizacja zadania.

13.1 Prawo dostepu (art. 15)

Masz prawo uzyskac potwierdzenie, czy Twoje dane osobowe sa przetwarzane przez RESPONDOAI, a jezeli tak, uzyskac dostep do tych danych i otrzymac ich kopie. Masz rowniez prawo do informacji o celach przetwarzania, kategoriach danych, odbiorcach, okresach retencji i Twoich prawach.

13.2 Prawo do sprostowania (art. 16)

Masz prawo do niezwlocznego poprawienia nieprawidlowych danych osobowych. Wiekszosc danych mozesz poprawic bezposrednio w ustawieniach Aplikacji („Ustawienia" > „Profil"). W przypadku danych, ktorych nie mozna poprawic za posrednictwem Aplikacji, skontaktuj sie z nami.

13.3 Prawo do usuniecia („prawo do bycia zapomnianym") (art. 17)

Masz prawo zadac usuniecia swoich danych osobowych, gdy:

Kiedy to prawo NIE ma zastosowania: Mozemy odmowic usuniecia, gdy przetwarzanie jest niezbedne do wypelnienia obowiazku prawnego (np. dokumentacja podatkowa), do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczen lub z innych podstaw okreslonych w art. 17 ust. 3 RODO.

Samodzielne usuwanie: Mozesz usunac swoje konto za posrednictwem Aplikacji: „Ustawienia" > „Usun konto." Uruchomi to usuniecie danych konta i zainicjuje usuniecie powiazanych danych od podprocesorow zgodnie z naszymi umowami powierzenia przetwarzania danych. Dane juz usuniete zgodnie z okresami retencji skonfigurowanymi przez Partnera nie podlegaja odzyskaniu. Systemy kopii zapasowych zostana wyczyszczone w ciagu 30 dni.

Formaty eksportu danych: JSON, CSV (zob. prawo do przenoszenia danych ponizej).

13.4 Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18)

Masz prawo zadac ograniczenia przetwarzania, gdy:

13.5 Prawo do przenoszenia danych (art. 20)

Masz prawo otrzymac swoje dane osobowe w ustrukturyzowanym, powszechnie uzywanym formacie nadajacym sie do odczytu maszynowego (JSON lub CSV) oraz przeslac te dane innemu administratorowi bez przeszkod, gdy przetwarzanie opiera sie na zgodzie lub umowie i odbywa sie w sposob zautomatyzowany.

13.6 Prawo do sprzeciwu (art. 21)

Masz prawo w dowolnym momencie sprzeciwic sie przetwarzaniu opartemu na prawnie uzasadnionym interesie (art. 6 ust. 1 lit. f), z przyczyn zwiazanych z Twoja szczegolna sytuacja. Zaprzestaniemy przetwarzania, chyba ze wykazemy istnienie waznych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzednych wobec Twoich interesow, praw i wolnosci.

Marketing bezposredni: Jezeli sprzeciwisz sie przetwarzaniu w celach marketingu bezposredniego, natychmiast i bezwarunkowo zaprzestaniemy takiego przetwarzania. Test rownowagi nie jest wymagany.

13.7 Prawa zwiazane z automatycznym podejmowaniem decyzji (art. 22)

Masz prawo, aby nie podlegac decyzji opartej wylacznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, ktora wywoluje wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposob istotnie na Ciebie wplywa. Masz prawo do uzyskania interwencji czlowieka, wyrazenia swojego stanowiska i zakwestionowania takiej decyzji. Szczegoly w rozdziale VII.

13.8 Prawo do cofniecia zgody (art. 7 ust. 3)

Gdy przetwarzanie opiera sie na Twojej zgodzie, masz prawo cofnac te zgode w dowolnym momencie. Cofniecie zgody nie wplywa na zgodnosc z prawem przetwarzania dokonanego przed cofnięciem.

Mozesz cofnac zgode poprzez:

13.9 Wyjasnienie podwojnej roli administratora

Poniewaz RESPONDOAI i Partnerzy sa odrebnymi administratorami danych Klientow (zob. rozdzial V oraz Zalaczniki A/B):

XIV. Dane dzieci

Uslugi RESPONDOAI nie sa skierowane do osob ponizej 18 roku zycia. Nie gromadzimy swiadomie danych osobowych dzieci ponizej 16 roku zycia (obowiazujacy prog na mocy polskiego prawa wdrazajacego art. 8 RODO).

Jezeli dowiedzimy sie, ze zebralismy dane osobowe dziecka ponizej 16 roku zycia bez odpowiedniej zgody rodzica lub opiekuna, podejmiemy kroki w celu ich niezwlocznego usuniecia.

Partnerzy dzialajacy w sektorach obslugujacych osoby nieletnie (np. kliniki pediatryczne, salony dzieciece) sa odpowiedzialni za uzyskanie odpowiedniej zgody rodzica lub opiekuna na przetwarzanie danych osob nieletnich przed wprowadzeniem takich danych do Aplikacji RESPONDOAI. RESPONDOAI przetwarza takie dane w imieniu Partnera zgodnie z Umowa Powierzenia Przetwarzania Danych.

Rodzice lub opiekunowie, ktorzy uwazaja, ze dane ich dziecka byly przetwarzane bez odpowiedniej zgody, moga skontaktowac sie z nami pod adresem contact@respondoai.com.

XV. Bezpieczenstwo danych

RESPONDOAI wdraza kompleksowe srodki techniczne i organizacyjne w celu ochrony danych osobowych przed nieuprawnionym dostepem, przypadkowa utrata, zniszczeniem lub uszkodzeniem, zgodnie z art. 32 RODO:

Srodki techniczne:

Srodki organizacyjne:

Infrastruktura:

Bezpieczenstwo platnosci:

Reagowanie na incydenty:

XVI. Oceny skutkow dla ochrony danych (DPIA)

Zgodnie z art. 35 RODO, RESPONDOAI przeprowadza Oceny Skutkow dla Ochrony Danych w przypadku operacji przetwarzania, ktore moga skutkowac wysokim ryzykiem naruszenia praw i wolnosci osob fizycznych. DPIA zostaly przeprowadzone dla:

DPIA sa poddawane corocznemu przegladowi i aktualizowane w przypadku istotnych zmian w odpowiednich operacjach przetwarzania.

Wiecej informacji o naszych DPIA mozna uzyskac kontaktujac sie z nami pod adresem contact@respondoai.com.

XVII. Uslugi Google API — Ujawnienie ograniczonego uzycia

RESPONDOAI korzysta z Google OAuth w celu uzyskania dostepu wylacznie do danych uzytkownika niezbednych do zapewnienia podstawowej funkcjonalnosci, w szczegolnosci:

RESPONDOAI przestrzega Polityki danych uzytkownika uslug Google API, w tym wszystkich wymagan Ograniczonego Uzycia:

Szczegolowe informacje: https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy.

XVIII. Zmiany niniejszej Polityki

RESPONDOAI moze okresowo aktualizowac niniejsza Polityke Prywatnosci w celu odzwierciedlenia zmian w naszych praktykach przetwarzania, wymogach prawnych lub operacjach biznesowych.

Dalsze korzystanie z Aplikacji po dacie wejscia w zycie zaktualizowanej Polityki stanowi Twoje przyjecie zmian do wiadomosci. Jezeli nie zgadzasz sie ze zmianami, mozesz rozwiazac Umowe i usunac swoje konto.

XIX. Jak sie z nami skontaktowac i jak zlozyc skarge

Kontakt z RESPONDOAI

W przypadku jakichkolwiek pytan, zadan lub watpliwosci dotyczacych niniejszej Polityki Prywatnosci lub przetwarzania Twoich danych osobowych:

Dolozymy staran, aby odpowiedziec na wszystkie zapytania w ciagu jednego (1) miesiaca.

Organ nadzorczy

Jezeli uwazasz, ze przetwarzanie Twoich danych osobowych przez RESPONDOAI narusza RODO lub obowiazujace prawo ochrony danych, masz prawo zlozyc skarge do wlasciwego organu nadzorczego:

Prezes Urzedu Ochrony Danych Osobowych (UODO) ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa Strona internetowa: https://uodo.gov.pl

Prawo do skutecznego srodka ochrony sadowej

Na mocy art. 79 RODO masz rowniez prawo do skutecznego srodka ochrony sadowej przed sadem przeciwko administratorowi lub podmiotowi przetwarzajacemu, jezeli uwazasz, ze Twoje prawa wynikajace z RODO zostaly naruszone.

XX. Zalacznik A: Obowiazek informacyjny wobec Partnerow (art. 13 RODO)

Informujemy, ze przetwarzamy Twoje dane osobowe — szczegoly ponizej:

Administrator danych osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych jest:

RESPONDOAI spolka z ograniczona odpowiedzialnoscia ul. Kowalska 5/203, 20-115 Lublin KRS: 0001202972, NIP: 9462760069, REGON: 543116280

Dane kontaktowe

Kontakt w sprawie ochrony danych

W sprawach dotyczacych ochrony danych osobowych: contact@respondoai.com

Zakres przetwarzanych danych osobowych

W celu rejestracji konta i pelnego korzystania z funkcji Aplikacji przetwarzamy nastepujace kategorie Twoich danych osobowych:

Przetwarzanie danych AI

W zwiazku ze swiadczeniem uslug opartych na AI (recepcjonisci AI, zautomatyzowana komunikacja za posrednictwem telefonu, WhatsApp, Instagram, Telegram i innych kanalow), RESPONDOAI przetwarza tresc komunikacji pomiedzy Toba (Partnerem) a Twoimi Klientami. Dane te moga byc przekazywane dostawcom zewnetrznym technologii AI (OpenAI Ireland Limited, ElevenLabs, Inc., Jambonz) w celu generowania odpowiedzi AI. RESPONDOAI zapewnia odpowiednie zabezpieczenia dla takiego przetwarzania, w tym minimalizacje danych, szyfrowanie i zobowiazania umowne z dostawcami AI zabraniajace wykorzystywania Twoich danych do ogolnego trenowania modeli.

Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

RESPONDOAI wykorzystuje technologie AI obejmujace zautomatyzowane przetwarzanie, w tym profilowanie, w kontekscie zarzadzania Rezerwacjami, komunikacja z Klientami i rekomendacjami uslug. Masz prawo do:

Aby skorzystac z tych praw, skontaktuj sie z nami pod adresem contact@respondoai.com.

Cele i podstawy prawne

Cel Podstawa prawna
Zawarcie i wykonanie Umowy Wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO)
Swiadczenie uslug komunikacji opartej na AI Wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO)
Marketing produktow/uslug RESPONDOAI (z wyl. marketingu bezposredniego) Prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)
Marketing bezposredni produktow/uslug RESPONDOAI Prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)
Profilowanie/grupowanie w celu personalizacji uslug Prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)
Badanie popytu na uslugi (ankiety) Prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)
Ustalanie, dochodzenie lub obrona roszczen Prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)
Spelnianie obowiazkow prawnych (podatkowych, regulacyjnych) Obowiazek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO)
Analityka, statystyki i sprawozdawczosc wewnetrzna Prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)
Rozwoj systemu i aplikacji Prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)
Odpowiadanie na Twoje wiadomosci i zapytania Prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)

Profilowanie/Grupowanie

Prowadzimy profilowanie/grupowanie w celu swiadczenia uslug i kierowania reklam, przypomnien, rekomendacji i promocji dostosowanych do Ciebie. Profilowanie moze byc oparte na: aktywnosci w witrynie i Aplikacji, geolokalizacji, godzinach korzystania, czasie ostatniej aktywnosci, preferencjach uslugowych i wzorcach komunikacji. Nie stosujemy inwazyjnego profilowania ani sledzenia w celach reklamowych. Mozesz sprzeciwic sie profilowaniu kontaktujac sie z contact@respondoai.com.

Kategorie odbiorcow danych

Twoje dane osobowe moga byc udostepniane:

Miedzynarodowe przekazywanie danych

Twoje dane moga byc przekazywane poza EOG. Szczegoly dotyczace stosowanych zabezpieczen zawarte sa w rozdziale X niniejszej Polityki. Mozesz zadac kopii zabezpieczen pod adresem contact@respondoai.com.

Retencja danych

Szczegolowe okresy retencji zawarte sa w rozdziale XI niniejszej Polityki.

Twoje prawa

Na mocy RODO przysluguja Ci prawa do: dostepu, sprostowania, usuniecia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, sprzeciwu i cofniecia zgody. Szczegoly w rozdziale XIII. Aby skorzystac z dowolnego prawa, skontaktuj sie z contact@respondoai.com.

Prawo do cofniecia zgody

Mozesz cofnac zgode w dowolnym momencie, wysylajac wiadomosc na adres contact@respondoai.com lub za posrednictwem Aplikacji („Ustawienia" > „Zgody" > „Chron swoje dane"). Cofniecie nie wplywa na zgodnosc z prawem przetwarzania dokonanego wczesniej.

Prawo do zlozenia skargi

Masz prawo zlozyc skarge do organu nadzorczego: Prezes Urzedu Ochrony Danych Osobowych (UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, https://uodo.gov.pl.

Podanie danych

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, lecz niezbedne do zawarcia i wykonania Umowy oraz korzystania z uslug RESPONDOAI. Mozesz przegladac i edytowac swoje dane w dowolnym momencie w zakladce „Ustawienia" w Aplikacji.

XXI. Zalacznik B: Obowiazek informacyjny wobec Klientow (art. 13 i 14 RODO)

Niniejszy zalacznik spelnia obowiazek informacyjny RESPONDOAI wobec Klientow, ktorych dane osobowe RESPONDOAI przetwarza jako odrebny administrator (nie jako podmiot przetwarzajacy w imieniu Partnera).

Kiedy ma to zastosowanie

Tozsamosc administratora

Dla celow opisanych w niniejszym Zalaczniku, administratorem Twoich danych osobowych jest:

RESPONDOAI spolka z ograniczona odpowiedzialnoscia ul. Kowalska 5/203, 20-115 Lublin KRS: 0001202972, NIP: 9462760069, REGON: 543116280 E-mail: contact@respondoai.com

Wyjasnienie podwojnej roli administratora

Gdy korzystasz z RESPONDOAI do rezerwacji uslug u Partnera:

RESPONDOAI i Partner sa odrebnymi administratorami — kazdy niezaleznie okresla cele i sposoby przetwarzania do swoich odpowiednich celow. Nie sa wspoladministratorami.

Kategorie danych przetwarzanych przez RESPONDOAI jako administratora

Do wlasnych celow RESPONDOAI przetwarza nastepujace dane Klientow:

Cele i podstawy prawne

Cel Podstawa prawna
Swiadczenie platformy rezerwacyjnej i Uslug AI Wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO)
Ulatwianie komunikacji opartej na AI Wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO)
Bezpieczenstwo platformy i zapobieganie oszustwom Prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)
Analityka i doskonalenie uslug Prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)
Zgodnosc z obowiazkami prawnymi Obowiazek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO)

Zrodlo danych (art. 14)

W przypadku gdy RESPONDOAI uzyskuje Twoje dane posrednio (od Partnera), zrodlem jest Partner, z ktorym laczysz Cie relacja biznesowa. Kategorie danych uzyskanych posrednio obejmuja: imie i nazwisko, dane kontaktowe i historie rezerwacji wprowadzone przez Partnera do Aplikacji RESPONDOAI.

Jak skorzystac z praw

Twoje prawa

Jako Klient przysluguja Ci te same prawa, ktore opisano w rozdziale XIII niniejszej Polityki: dostep, sprostowanie, usuniecie, ograniczenie, przenoszenie danych, sprzeciw, prawa dotyczace zautomatyzowanego podejmowania decyzji i cofniecie zgody.

Prawo do zlozenia skargi

Masz prawo zlozyc skarge do: Prezes Urzedu Ochrony Danych Osobowych (UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, https://uodo.gov.pl.

RespondoAi - 24/7 AI Receptionist